Ein neues Warenwirtschaftssystem in einem Betrieb einzuführen ist nicht immer einfach und sorgt bei den Mitarbeitern meist für Unbehagen. Oft geht es nach der Einführung erst einmal drunter und drüber. In dieser Phase stehen Fragen wie ,, Wo finde ich das‘‘ und ,,Wie geht das‘‘ an der Tagesordnung.
Genau so lief es auch bei uns als wir im letzten Monat auf WeClapp als Warenwirtschaftssystem mit integrierten CRM Modul umgestiegen sind.
Das Allgemeine
WeClapp ist ein in sich gut laufendes System, welches einem viele Möglichkeiten zum Konfigurieren gibt.
Am PC ist das ganze über eine grafisch gut und übersichtliche Weboberfläche erreichbar.
Wenn man Unterwegs etwas nachschauen möchte steht einem die App für iOS und Android zur Verfügung.
Diese bietet einige Grundfunktionen, ist jedoch unserer Meinung nach nicht ganz ausgereift das es hier teilweise zu Abstürzen kommt und die Ladezeiten zu lang sind.
Sobald man sich eingewöhnt hat und alle Filter und Overlays nach Bedarf eingestellt hat, findet man sich schnell zurecht und kann zügig Aufträge bearbeiten.
Verknüpfungen
Das Schöne an WeClapp ist, das vieles verknüpft ist. So ist ein Ansprechpartnerkonto an die passende Firma geheftet und es besteht die Möglichkeit direkt aus WeClapp heraus einen Anruf zu starten. Durch eine Outlookanbindung lassen sich E-Mail Verläufe schnell und einfach diesen zuordnen.
Diese Ermöglicht auch Angebote direkt über das System zu verschicken und nachher auch mit wenigen Klicks in einen Auftrag zu verwandeln.
Im Nachhinein lassen sich diese dann in einer personalisierten Übersicht auflisten.
Meiner Meinung nach ist die Web-Oberfläche optimal für so ein Warenwirtschaftssystem, da ich so nebeneinander mehrere Tabs öffnen und sie parallel bearbeiten kann.
Das Produktmanagment
Da wir die Artikel noch im alten System anlegen und dann nur übertragen lässt sich hier nur wenig sagen.
Die größte Herausforderung liegt im Umgang mit den Artikeln sobald sie in einer Bestellung auftauchen.
Danach sind sie gesperrt und können nicht mehr geändert werden, was schon zu mehr Arbeit geführt hat, als uns allen Lieb war.
Die Integration in andere Systeme
Im Bezug auf Integration von anderen Systemen wie dem Amazon Seller Central oder unserem alten System, kam es anfänglich zu großen Schwierigkeiten.
So wurde beispielsweise erst keine Bestellung von Amazon übertragen und wir mussten dies manuell übernehmen. Erst richtig problematisch wurde es jedoch als dann mit einem Schlag alle Bestellungen der letzten Wochen übertragen wurden. Jetzt galt es schnell die schon bearbeiteten Aufträge herauszufiltern und zu stornieren.
Hier muss man auch sagen das es recht umständlich ist, den Bestellungsimport aus anderen Systemen einzustellen. Hier wird leider teilweise etwas wenig erklärt.
Lagerarbeiten
WeClapp macht vieles gut. So lassen sich Artikel mit Einkaufsbestellungen schnell einbuchen und auch für Bestellungen ausbuchen.
Der Teufel liegt jedoch bekanntlich im Detail und das war in diesem Fall der fehlende CSV Seriennummer Import.
Im Fair zu sein, dieser wurde nach ca. 3-4 Wochen implementiert und nimmt uns eine Menge (unnötige) Arbeit ab.
Absicherung nach Aussen
Um einem unerlaubten Zugriff von außen vorzubeugen, wurden mehrere Authentifikatoren eingebaut.
Unser Fazit
Nach Mittlerweile knapp mehr als einem Monat, glaube ich ein passendes Fazit geben zu können.
Das System als Ganzes klappt bei uns gut. Die größeren Fehler wurden schnell vom Entwickler ausgebessert (bis auf ein, zwei Kleinigkeiten).
Die Integration in andere Systeme ist inzwischen gut eingestellt und arbeitet bis auf kleinere Fehler sehr gut.
Das Buchen, Umbuchen und Ausbuchen von Ware ist manchmal etwas umständlich, da WeClapp hier viele Sachen recht unflexibel angeht.