Heute stellen wir Ihnen in unserem dritten Teil der weclapp Organizer Reihe, die Aufgabenverwaltung vor. Zum zweiten Teil der Reihe, dem weclapp Kalender kommen Sie hier. Mit der weclapp Organizer Aufgabenverwaltung, können Sie schnell und einfach private Aufgaben erstellen oder diese direkt an Ihre Teammitglieder verteilen.
Hinzufügen einer Aufgabe in der Aufgabenverwaltung
Um eine Aufgabe in der Aufgabenverwaltung hinzuzufügen, müssen Sie bitte, wie folgt vorgehen:
Bitte klicken Sie in der linken Sidebar auf den Überpunkt Organizer und im Anschluss bitte auf den Unterpunkt Aufgaben. Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf den grünen Button.
Anschließend landen Sie in folgender Eingabemaske:
Weclapp bietet Ihnen hier eine Vielzahl an Optionen:
- Prioritäten können vergeben werden, um eine Aufgabe je nach Dringlichkeit zu priorisieren.
- Es kann ein Bearbeiter ausgewählt werden, hier wird standardmäßig der aktuelle weclapp Nutzer hinterlegt. Der Bearbeiter kann frei gewählt werden, so können Sie die erstellten Aufgaben an ein Teammitglied weiterleiten. Hierzu müssen Sie bitte den gewünschten Nutzer als Bearbeiter eintragen.
- Als Aufgabenbeschreibung können Sie sowohl einen Freitext als auch einen HTML-Code verwenden.
- Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Teammitglieder die Aufgabe in der Aufgabenübersicht einsehen können, kennzeichnen Sie bitte die von Ihnen erstellte Aufgabe als privat. Aufgaben, die als privat gekennzeichnet wurden, können nur vom jeweiligen Nutzer eingesehen werden.
- Im Unterpunkt Aufgabenplanung haben Sie die Option einen Zeitraum für eine Aufgabe zu definieren.
- Die Aufgabendetails helfen Ihnen dabei, bestimmte Aufgaben anderen Aufgaben über- oder unterzuordnen.
- Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, einen Beobachter festzulegen. Diese Funktion dient dazu, einen Nutzer als Beobachter zu definieren, der diese Aufgabe mit überwachen kann und einsehen kann.
- Über die Bezugsfunkton, kann für eine Aufgabe ein Bezug definiert werden. Bezüge für beispielsweise Angebote, Aufträge, Kunden und Verträge hergestellt werden.
- Das Typen und Themenfeld bietet Ihnen die Möglichkeit, die Aufgabe zu kategorisieren. Hier hat weclapp im Standard einige Auswahlmöglichkeiten definiert.
Bitte bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern & Details.
Bearbeitungsmöglichkeiten in der Aufgabe
In der neu erstellen Aufgabe haben Sie umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten. Sie können hier Zeiten hinzufügen, welche Sie im Nachgang abrechnen können, Erinnerungen für diese Aufgabe erstellen, Dokumente hochladen oder Zusatzfelder verwalten.
In der Eingabemaske der Aufgabe, finden Sie viele weitere Funktionen, bspw. können Sie hier einen geplanten Aufwand für die Aufgabe hinzufügen.
- Zeit erfassen: Mit dem Zeiterfassung-Tool können Sie jederzeit eine Bearbeitungszeit auf eine Aufgabe buchen.
- Organizer: Die Organizer Funktion in der weclapp Organizer Aufgabenverwaltung, hilft Ihnen dabei, eine direkte Erinnerung für die Aufgabe zur erstellen.
Sobald ein Kunde in der Aufgabe hinterlegt wurde, haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail, aus der Aufgabe direkt an Ihren Kunden zu senden. - Sie können die erstellte Aufgabe auch als Aufgabenvorlage für private Aufgaben auswählen. Sobald Sie zukünftig eine private Aufgabe erstellen, können Sie die gespeicherte Vorlage verwenden.
- Unter dem Dokumentenreiter können Sie jederzeit neue Dokumente zur Aufgabe hinzufügen.
- Falls Sie Zusatzfelder für die Aufgabenmaske angelegt haben, können diese ebenfalls direkt in der Aufgabe überarbeitet werden.
Unter dem Verlauf-Reiter in der Aufgabenübersicht, können Sie Änderungen, Kommentare, Dokumentenuploads und weitere wichtige Einträge entnehmen.
Sollten Sie hierzu noch weitere Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt unter weclapp@group24.de mit uns auf.