Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag alles rund um die weclapp Projektanlage. Zu unserem ersten Teil, unserer Projektmanagementreihe
gelangen Sie hier.
So legen Sie Projekte in weclapp an
Um ein neues Projekt anlegen zu können, müssen Sie bitte in der linken Sidebar in den Bereich „Projekte“ navigieren. Bitte wählen Sie hier im Anschluss den Unterpunkt „Projekte“.
Ein neues Projekt können Sie über die grüne Schaltfläche „+ Neues Projekt“ hinzufügen.
Im nächsten Schritt gelangen Sie dann in die Projekteingabemaske.
In der Projekteingabemaske haben Sie bereits die Möglichkeit, erste Projektdetails zu hinterlegen. Lediglich der Projektname ist in dieser Eingabemaske als Pflichtfeld deklariert. Hier können Sie direkt einen Kundenbezug herstellen und eine treffende Projektbeschreibung hinzufügen. Nachdem Sie Ihre gewünschten Projektdaten hinterlegt haben, können Sie über die grüne Schaltfläche „Speichern & Details“ in die detaillierte Projekteingabemaske wechseln.
- Actionbuttons: Auch in der Projektansicht finden Sie wieder eine Vielzahl an Actionbuttons. Hier können Sie unter anderem Dokumente zu Ihrem Projekt hinzufügen, eine Erinnerung oder einen Kalendereintrag zu Ihrem Projekt erstellen sowie eine Projektstatusseite erzeugen oder eine Zeit auf das hinterlegte Projekte erfassen.
Die Reiter der Projektmaske einfach erklärt
- Übersicht: Auf der Projektübersichtsseite sind zunächst Ihre Projektdetails ersichtlich. Hier können Sie beispielsweise ein Start und Enddatum hinterlegen, einen direkten Bezug schaffen, Teammitglieder hinzufügen oder Ihre Projektbeschreibung anpassen. Unter dem Einstellungsbereich Ihrer Projektübersicht haben Sie die Auswahlmöglichkeit, ob Sie ihr Projekt als „Abrechenbar“ hinterlegen möchten, ob Ihre Teammitglieder ebenfalls Aufgaben erstellen dürfen, oder ob nur der Projektleiter dazu berechtigt ist und ob Sie das Projekt als Template nutzen möchten.
Definieren Sie im Bereich „Benachrichtigung“ der Projektübersicht, ob Sie Benachrichtigungen über neue Dokumente oder Aufgabenänderungen im Projekt erhalten möchten. Diese Benachrichtigung erhalten Sie dann über die kleine Glocke im oberen rechten Bereich Ihrer weclapp Instanz. Sollten Sie Zusatzfelder definiert haben, können Sie diese unter dem Bereich „Zusatzfelder“ befüllen. - Aufgaben: Der Aufgabenreiter der Projektdetailansicht, hilft Ihnen dabei Hauptaufgaben oder Unteraufgaben für Ihr Projekt zur erstellen. Wie gewohnt können Sie hier verschiedene Parameter befüllen.
- Aktivitäten: Hier können Sie die letzten Aktivitäten und Änderungen, welche Sie oder Ihre Projektmitglieder durchgeführt haben, einsehen.
Hier steht Ihnen auch eine Kommentarfunktion zur Verfügung, über welche Sie sich mit Ihrem Team und Projektmitgliedern austauschen können. - Fremdleistungen: Fügen Sie hier Ihre Fremdleistungen hinzu.
- Buchungsberichte: In diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit, Ihre erfassten Zeiten und Buchungsberichte einzusehen und ggf. anzupassen.
- Weitere: Über diesen Reiter erhalten Sie einen schnellen Überblick über die letzten Aktivitäten.
Die Projektakte – so führen Sie gezieltes Projektcontrolling durch
Die Projektakte ermöglicht es Ihnen, ein gezieltes Projektcontrolling durchzuführen.
Im ersten Teil der Projektakte haben Sie erneut die Möglichkeit, Ihre Projekt- und Teammitglieder einzusehen. Hier sehen Sie auch den Fortschritt ihres Projektes. Der Fortschritt wird durch erledigte Aufgaben und realisierte Aufwände dargestellt und angepasst. So können Sie einen schnellen Überblick über den Fortschritt und den Erfüllungsgrad des Projektes erhalten. Unter den Kontrolldiagrammen sehen Sie, ob das Projekt bereits abgerechnet oder noch nicht abgerechnet wurde. Die Shortcuts helfen Ihnen dabei, mit einem Klick in einen bestimmten Bereich wie bspw. die Projektaufgaben oder die Projektbuchungsberichte zur springen. Unter dem Projektcontrolling Bereich finden Sie viele nützliche Kennzahlen. Hier können Sie unter anderem die geplanten Werte mit den tatsächlich abgerechneten Werten abgleichen. Der Aufwandsbereich zeigt Ihnen die geplanten und realisierten Aufwände.
In unserem nächsten Blog-Beitrag möchten wir Ihnen gerne einmal die Übersicht des weclapp Projektauftrags näher bringen. Sollten Sie hierzu noch weitere Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt unter weclapp@group24.de mit uns auf.