Desk Sharing: Geteilter Schreibtisch als Teil hybrider Arbeitsformen

In vielen modernen Unternehmen hat sich in den letzten Jahren ein neues Konzept etabliert: Desk Sharing. Verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen denselben Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten – das ist die Kernidee von Desk Sharing. Statt eines festen Arbeitsplatzes für jeden Mitarbeiter gibt es Shared Desks (engl. für gemeinsame Schreibtische), die die Mitarbeiter je nach Verfügbarkeit und Bedarf nutzen können. Viele Arbeitsmodelle sehen oft vor, dass nicht alle Mitarbeiter ins Büro kommen, sondern ein Teil von zu Hause aus arbeitet. Für Unternehmen, die solche Modelle nutzen, ist Desk Sharing eine Option. Damit jeder mal die Möglichkeit hat, ins Büro zu kommen!

Was ist ein Desk Sharing Arbeitsplatz?

Desk-Sharing-Arbeitsplatz, auch bekannt als Shared Desk oder Hot Desk, ist ein Arbeitsplatz, an dem mehrere Mitarbeiter arbeiten können. Im Gegensatz zum traditionellen Modell hat jeder Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch beim Desk-Sharing-Arbeitsplatz. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen eigenen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich je nach Verfügbarkeit und nach entsprechender Buchung in der Desk Sharing App an einen noch freien Schreibtisch setzen können. Desk-Sharing-Arbeitsplätze können sowohl in einem Gemeinschaftsbüro als auch in einem Coworking-Space eingerichtet werden. Sie sind in der Regel mit den notwendigen Arbeitsmitteln (Tisch, Stuhl, PC, Internetanschluss etc.) ausgestattet.

Desk Sharing Konzepte

Desk Sharing beschreibt die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen im Büro. Für die Umsetzung dieses Konzepts gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit basiert auf dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, was bedeutet, dass diejenigen Mitarbeiter, die zuerst im Büro erscheinen, eine größere Auswahl an freien Arbeitsplätzen haben.

Das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ findet häufig in kleineren Unternehmen Anwendung. Für größere Unternehmen ist es jedoch oft nicht empfehlenswert. Stattdessen sollte ein strukturiertes System eingesetzt werden, bei dem die Verteilung der Arbeitsplätze über eine Desk-Sharing-Software oder eine Smartphone-App geregelt wird. Die Mitarbeiter können so online freie Arbeitsplätze einsehen, buchen und je nach System auch den aktuellen Standort ihrer Kollegen überprüfen.

Der Vorteil eines solchen automatisierten Systems ist, dass die Verteilung der Arbeitsplätze effizient und gerecht erfolgen kann, ohne dass es zu Unstimmigkeiten kommt. Unternehmen können die Nutzung der Arbeitsplätze besser verfolgen und auswerten, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Solche Systeme erleichtern die Reservierung von Besprechungsräumen und Arbeitsmitteln wie Druckern und Scannern, um die Arbeitsorganisation im Unternehmen zu verbessern.

Typ mit Smartphone in der Hand, der seinen Shared Desk Arbeitsplatz bucht — Arbeitsplatzreservierung des Shared Desks ist jederzeit per Smartphone-App möglich.

Entscheidend ist, dass die Einführung von Desk Sharing im Unternehmen gut kommuniziert und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Klare Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze sollten aufgestellt und eingehalten werden, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Mit einem effektiven und gut durchdachten Desk-Sharing-System können Unternehmen eine flexible Arbeitsumgebung schaffen und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeiter verbessern.

Warum Desk Sharing?

Beim Desk Sharing sind die Mitarbeiter nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden, sondern können ihren Arbeitsplatz flexibel an einem freien Schreibtisch ihrer Wahl einrichten. Dieses Konzept bietet Unternehmen aller Branchen zahlreiche Vorteile. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile von Desk Sharing näher beleuchtet und untersucht.

Was für Desk Sharing spricht – Die Vorteile

Für Unternehmen und deren Mitarbeiter bietet das Shared Desk-Konzept mehrere Vorteile, die wir im nachfolgenden darstellen möchten.

Kostenersparnisse: Da es keine festen Arbeitsplätze mehr gibt, hilft Desk Sharing den Unternehmen, Platz und damit Kosten zu sparen. Die Unternehmen müssen somit weniger Bürofläche anmieten und können auf diese Weise auch die Mietkosten und die damit verbundenen Nebenkosten senken.
Flexibilität: Mit Desk Sharing gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz flexibel und nach Bedarf zu nutzen. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden sind und somit flexibler arbeiten können.
Teamgeist: Desk Sharing fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Ein gemeinsamer Arbeitsplatz erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern durch räumliche Nähe und direkten Kontakt. Das Konzept des „Shared Desk“ kann auch dazu beitragen, dass Beschäftigte, die sonst nur remote arbeiten würden, von Zeit zu Zeit auch mal im Büro arbeiten können. Dies kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den Angestellten zu verbessern und eine stärkere Bindung an die Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten.
Effizienz und Produktivität: Flexibles Arbeiten an einem gemeinsamen Arbeitsplatz kann die Auslastung der Arbeitsplätze optimieren. Auf diese Weise steigert man die Effizienz und die Produktivität innerhalb des Unternehmens.

Was gegen Desk Sharing spricht – Die Nachteile

Obwohl das Desk-Sharing-Konzept viele Vorteile bietet, gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die berücksichtigt werden sollten.

Mangelnde Personalisierungsmöglichkeit: Bei einem festen Arbeitsplatz hat man in der Regel die Möglichkeit, den Arbeitsplatz individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und ihn persönlich zu gestalten. Im Gegensatz dazu muss man sich bei einem Desk Sharing mit dem Arbeitsplatz begnügen, der gerade zur Verfügung steht. Auch die Arbeitszeiten sind oft eingeschränkt und man muss sich an den Stundenplan halten.
Organisationsaufwand: Die Zuteilung von Schreibtischen ist mit einem erhöhten Organisationsaufwand verbunden, der durch die Verwendung von Apps und Softwarelösungen minimiert werden kann.
Technische Probleme: Bei technischen Problemen kann die Arbeit am Shared Desk schnell zur Herausforderung werden. Daher ist es wichtig, dass die Arbeitsplätze mit moderner Technik ausgestattet sind und der IT-Support bei Problemen schnell und zuverlässig helfen kann.

Desk Sharing: was zu beachten ist

Beim Desk Sharing gibt es einige Aspekte zu beachten, um eine reibungslose Zusammenarbeit und produktive Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Tipps für ein erfolgreiches Desk Sharing

Hygiene: Es ist erstaunlich, wie viel Schmutz sich in kurzer Zeit in einem Büro ansammelt.
Deshalb ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die benutzten Gegenstände, wie Schreibtisch, Tastatur, Maus oder Stuhllehnen, desinfizieren und reinigen. Wie wichtig Hygiene ist, zeigte die Corona-Pandemie, die maßgeblich dazu beigetragen hat, dass das Thema hybrides Arbeiten so relevant geworden ist.
Ordnung: Jeder Mitarbeiter sollte seinen Shared Desk sauber und ordentlich hinterlassen und keine Dokumente, Visitenkarten, persönliche Gegenstände oder Schreibutensilien auf dem Schreibtisch liegen lassen. Natürlich steht es jedem frei, persönliche Gegenstände wie z. B. Familienfotos mitzubringen, wenn dies zum Wohlbefinden beiträgt. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, sollten diese Gegenstände aber auch wieder mitgenommen werden, damit der nachfolgende Mitarbeiter einen aufgeräumten Arbeitsplatz vorfindet. Die Arbeitsumgebung sollte von allen Mitarbeitern sauber und ordentlich hinterlassen werden, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu wahren.
Datenschutz und Passwortsicherheit: Gerade bei einem häufig wechselnden Arbeitsplatz sollten alle Mitarbeiter besonders auf die Sicherheit ihrer persönlichen Daten achten. Ein sicheres Passwort, das Vernichten vertraulicher Unterlagen und das Sperren des Bildschirms beim Verlassen des Arbeitsplatzes helfen dabei. Wie man vertrauliche Daten durch ein optimales Passwortmanagement am besten schützt, erfahren Sie hier.
Regeln: Es ist wichtig, klare Regeln für die Nutzung des Arbeitsplatzes aufzustellen und sicherzustellen, dass diese von allen Beschäftigten eingehalten werden. Dazu gehört beispielsweise die Frage, ob persönliche Gegenstände bei längeren Aufenthalten am Arbeitsplatz zurückgelassen werden dürfen oder nicht.
Digitale Buchungen: Es empfiehlt sich, geeignete Technologien wie beispielsweise Softwarelösungen oder Smartphone-Apps einzusetzen, die die Buchung von Arbeitsplätzen und die Verwaltung von Ressourcen wie Besprechungsräumen und Arbeitsmaterialien erleichtern.
Ausstattung: Es sollten genügend Shared-Desk-Arbeitsplätze und entsprechende Ausstattung, wie Computer, Telefone und andere Peripheriegeräte, vorhanden sein, um den Bedürfnissen aller Mitarbeiter gerecht zu werden.
Außerdem sollte man darauf achten, dass die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind, um gesundheitlichen Problemen vorzubeugen. Die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen und die Möglichkeit, diese zu reservieren, sind ebenfalls wichtige Faktoren.
Kommunikation: Entscheidend für den Erfolg des Desk-Sharing-Modells ist auch eine klare und offene Kommunikation. Alle Mitarbeiter sollten über die Regeln und Richtlinien informiert werden. Sie sollten wissen, wie sie einen Arbeitsplatz reservieren und wieder freigeben können.
Eine Anleitung zur Arbeitsplatzbuchung ist hilfreich, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie es funktioniert. Hier ein Beispiel, wie die Anleitung fürs Shared Desk bei der group24 AG aussieht:

Shared Desk bei der group24 AG

Wir, die group24 AG, bieten unseren Mitarbeitenden seit 10/22 auch ein Desk Sharing Konzept an. Diese Alternative ermöglicht es allen Kolleginnen und Kollegen ohne festen Arbeitsplatz, bequem über desk.ly einen Arbeitsplatz zu buchen. So können auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aufgrund von räumlicher Distanz und Homeoffice-Verträgen normalerweise zu fast 100 % remote arbeiten, durch die Buchung eines Shared Desks punktuell vor Ort sein. Gerade bei der jährlichen Company Week, bei der alle group24-Mitarbeiter für eine Woche am Hauptstandort in Gescher arbeiten, zeigt sich, wie sinnvoll dieses Shared Desk Modell für uns ist.
Aktuell bieten wir unseren Mitarbeitenden eine Auswahl von rund 20 Shared Desks an und planen, diese bis 2023 weiter auszubauen.

Noch Fragen?

Bei weiteren Fragen kann man sich gerne mit unserer technischen Abteilung in Verbindung setzen, die eine umfassende Schulung zu diesem Thema erhalten hat und in der Lage ist, alle Fragen rund um das Thema „Desk Sharing“ zu beantworten. Gerne per E-Mail an technik@group24.de.