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ERP-Implementierung: Die Checkliste für Deinen Projekterfolg
ERP-Systeme zählen heute zu den wichtigsten Werkzeugen, um Geschäftsprozesse durchgängig, transparent und effizient zu steuern. Damit die Einführung nicht im Chaos endet, sondern echten Mehrwert schafft, ist ein klarer Fahrplan unerlässlich.
Dieser Beitrag zeigt die zentralen Phasen einer ERP-Implementierung und ist anhand einer strukturierten Checkliste kompakt und praxisnah aufbereitet. Sie dient als Orientierung für alle, die ein ERP-System professionell, planvoll und mit nachhaltigem Erfolg im Unternehmen einführen möchten.
Die Checkliste für eine erfolgreiche ERP-Implementierung
Da es zahlreiche unterschiedliche Branchen und Geschäftsfelder gibt, lässt sich diese Checkliste nicht verallgemeinern. Die Anforderungen sind von Branche zu Branche verschieden und jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an eine ERP-Software. Es gibt jedoch einige grundlegende Funktionen und Vorgehensweisen, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen. Diese sollen nun anhand der folgenden Checkliste näher erläutert werden.
1. Anforderungskatalog
Im ersten Schritt ist es sehr hilfreich, wenn Du einen Anforderungskatalog erstellst und eine Bestandsaufnahme in Deinem Unternehmen durchführst. Dabei ist es ratsam, alle Abteilungen und Geschäftsfelder zu berücksichtigen und alle wichtigen Punkte zu erfassen.
Definiere Ziele und stelle Dir dabei die Frage, welche Prozesse es bisher gibt und wie diese optimiert werden können. In dieser Phase können Deine Mitarbeiter alltägliche Herausforderungen sowie Wünsche nennen, um den Arbeitsalltag in Deinem Unternehmen möglichst leicht und effizient darzustellen. Schreibe diese Ziele, Anforderungen und Wünsche auf.
Sende diesen Anforderungskatalog anschließend einem potenziellen Implementierungspartner. Dieser kann dann anhand des Katalogs den Aufwand und die Umsetzbarkeit Deiner Anforderungen prüfen.
2. Lastenheft / Pflichtenheft
Es ist immer ratsam, ein Lasten- und ein Pflichtenheft in die Planung miteinzubeziehen. Nach einer erfolgreichen ERP-Implementierung erweisen sich diese vorab erstellten Dokumente als äußerst wertvoll. So kannst Du einen Vorher-Nachher-Vergleich durchführen. Dabei wird die Produktivitätssteigerung anhand von Zahlen, Daten und Fakten deutlich.
3. Projektteam und Zuständigkeiten
Stelle sicher, dass es ein Projektteam gibt und die Zuständigkeiten geklärt sind. Alle Beteiligten, einschließlich der Führungspersonen und der Geschäftsleitung in Deinem Unternehmen, sollten dauerhaft informiert sein. Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, die sich jedoch mit einer ausführlichen Planung und Definition von Zuständigkeiten meistern lässt.
Die Key-User können allen anderen Nutzern beispielsweise den Einstieg mit dem neuen System erleichtern und bei Hindernissen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die Key-User und das festgelegte Projektteam sollten besonders fit sein. Wichtig ist auch, dass das erlernte Wissen weitergegeben wird. Andernfalls gibt es zwar einen technologischen Fortschritt, der gewünschte Verbesserungseffekt bleibt jedoch aus.
Definiere im besten Fall direkte Ansprechpartner, bei denen sich die Kollegen bei Hindernissen oder aufkommenden Themen melden können. Dies können selbstverständlich auch positive Dinge wie Feedback oder Verbesserungsvorschläge sein. Dein Implementierungspartner steht Dir natürlich auch jederzeit zur Seite.
4. Budgetplanung
Die Budgetplanung umfasst alle erforderlichen Maßnahmen einschließlich der Anschaffungskosten der neuen Software. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Lizenzen, die Implementierung, Schulungen und den anschließenden Support. Bei Sonderentwicklungen oder Datenimporten können weitere Kosten anfallen. Durch einen Datenimport werden die Daten aus Ihrem Altsystem in Ihrem neuen ERP-System verfügbar.
5. Veränderungsmanagement (Change Management)
In den meisten Fällen wird ein neues ERP-System eingeführt. Hierbei sollte immer auf ein umfassendes Change Management geachtet werden. Halte Dich durchgängig an Deine Checkliste.
Das Change Management beschreibt das Zusammenspiel zwischen technischem Fortschritt und erfolgreicher Software-Nutzung. Der Veränderungsprozess durchläuft dabei vier Phasen.
- Phase: Überraschung und Unsicherheit
In der ersten Phase werden Deine Mitarbeiter überrascht reagieren. Bei einigen Betroffenen kann dies auch zu Angst um den eigenen Arbeitsplatz führen. Die Einführung eines neuen ERP-Systems bedeutet immer auch einen technischen Fortschritt. Dies kann bei einigen Mitarbeitern die Angst auslösen, durch das System ersetzt zu werden. Dadurch kann die angekündigte Veränderung für Verärgerung oder mangelnde Akzeptanz sorgen. Beseitige diese Unklarheiten und Ängste, indem Du Deinen Mitarbeitern verdeutlichst, dass dies nur ein notwendiger Schritt ist, um das Unternehmen voranzubringen.
Dadurch entwickeln sich auch weitere Chancen und Möglichkeiten für die Mitarbeiter, und sie werden keinesfalls ersetzt. Durch Automatisierungen fallen an einigen Stellen vielleicht alltägliche Aufgaben weg, doch die Automatisierung führt auch zu völlig neuen Geschäftsfeldern und Tätigkeitsbereichen. - Phase: Akzeptanz
Nachdem der Widerstand und die Frustration der Mitarbeitenden beseitigt wurden, beginnt die Phase der Akzeptanz. In dieser Phase erkennen die Mitarbeiter die Vorteile der Veränderung. - Phase: Mitgestaltung
In dieser Phase steigt die Bereitschaft zur aktiven Beteiligung. Die Mitarbeitenden bringen sich ein, entwickeln Ideen, geben Feedback und treiben die Weiterentwicklung aktiv voran. Aus Akzeptanz wird Engagement – und das ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für nachhaltige Veränderungen. - Phase: Integration
In der letzten Phase des Veränderungsmanagements integrieren die Mitarbeitenden die Veränderungen in den Arbeitsalltag. Sie erkennen die positiven Aspekte, nehmen an der Veränderung teil und engagieren sich für diese.
Kick-off: Der ERP-Workshop
Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Noch vor Beginn der Implementierung empfiehlt sich eine umfassende Prozessanalyse inklusive Dokumentation der bestehenden Abläufe, ihrer Verknüpfungen und des gewünschten Abbildungsgrads im neuen System.
Zur Vertiefung kann ein ERP-Workshop mit dem zukünftigen Anbieter oder Implementierungspartner sinnvoll sein. In diesem Rahmen lassen sich konkrete Prozesse durchspielen und prüfen, wie diese im System abgebildet werden können. Was genau ein ERP-Workshop ist und welchen Mehrwert er bietet, wird im folgenden Abschnitt näher erläutert.
Ein persönliches Treffen kann die Grundlage für die endgültige ERP-Auswahl sein. Für Unternehmen kann dies ein weiteres Entscheidungskriterium sein, um die Kompetenz des Partners einzuschätzen und zu beurteilen, ob die Chemie stimmt und der Auftrag letztlich erteilt wird.
Hier kannst Du dem potenziellen Partner noch einmal auf den Zahn fühlen und Dir ein Bild von der Software machen. Aber auch du bist in einem solchen Workshop gefragt: Prüfe und erfrage alles, was dabei hilft, herauszufinden, ob die Software zu Dir und Deinem Unternehmen passt. Eine aktive Mitarbeit hilft Dir und Deinem ERP-Anbieter.
In der Regel ist auch eine Betriebsbesichtigung vorgesehen. So lernt der Anbieter Dein Unternehmen und das Projektteam kennen. Auf Wunsch oder aus Entfernungsgründen kann der Workshop aber auch online stattfinden. Der Erstkontakt erfolgt in der Regel online.
Wissenswertes rund um den Workshop
Ein ERP-Workshop lebt vom Input beider Seiten, also vom Implementierungspartner ebenso wie vom Kundenunternehmen. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend dafür, wie konkret und effizient der Austausch verläuft.
Dafür lohnt es sich, im Vorfeld zentrale Informationen zusammenzustellen: Beispielprozesse, typische Abläufe und die dazugehörigen Daten. Diese sollten kompakt dokumentiert und dem ERP-Partner vorab zur Verfügung gestellt oder zum Workshop mitgebracht werden. Wichtig dabei ist: Klasse statt Masse. Eine klare Auswahl relevanter Beispiele erleichtert die Analyse und spart wertvolle Zeit.
Es ist auch hilfreich, das Team frühzeitig einzubinden. Wer im Vorfeld mit den Fachbereichen spricht, kann kritische Anforderungen identifizieren und diese gezielt in den Workshop einbringen. So lassen sich wichtige Punkte direkt adressieren und der Implementierungspartner kann diese gezielt aufnehmen und priorisieren.
Weitere Aspekte für eine erfolgreiche ERP-Implementierung
Bei der Erarbeitung eines Feinkonzepts steht die Planung von Zeitplänen und Fristen im Vordergrund. Plane hier die genauen Schritte und lege Deadlines fest.
Reaktion auf Verzögerungen
Durch eine umfangreiche Planung kannst Du besonders schnell auf eventuelle Verzögerungen reagieren. Beziehe auch Deine Mitarbeiter mit ein, sodass diese ebenfalls auf entsprechende Verzögerungen reagieren können. Passe die Planung dabei an Dein Unternehmen an.
Personalisierte Systemkonfiguration
Eine personalisierte Systemkonfiguration ist zwar etwas zeitaufwendiger, langfristig gesehen aber effizienter und besser auf Deine Unternehmensprozesse abgestimmt. Ein ERP-System ist das Herzstück eines Unternehmens. In diesem verwaltest und steuerst Du alle Prozesse. Deswegen ist eine unternehmensspezifische Einrichtung besonders wichtig.
Dokumentation
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation. Eine ausführliche Dokumentation hilft Dir, die Geschäftsprozesse zu erfassen, die Ressourcenplanung festzuhalten und das Risiko möglichst gering zu halten.
Grüne Wiese
Durch die Implementierung einer ERP-Software startest Du zunächst auf einer grünen Wiese. Nun hast Du die Wahl, ob Du auf dieser grünen Wiese starten und alle Daten neu eingeben möchtest. Dies hat den Vorteil, dass Duplikate entfernt und unsaubere Daten aufgearbeitet werden.
Datenmigration
Als zweite Option steht Dir eine Datenmigration bereits bestehender Daten zur Verfügung. Bei dieser Methode werden die Daten im Vorfeld ebenfalls gründlich bearbeitet und dann in das neue System integriert. So können „Karteileichen” und weitere unerwünschte Einträge aussortiert werden.
Denke immer daran: Je besser die Daten gepflegt sind, desto einfacher wird die tägliche Arbeit. Ein ERP-System lebt von Daten und deren Pflege. Je sauberer die Daten sind, desto leichter und effizienter wird die Arbeit.
ERP-Implementierung mit der group24
