ROI – Kosten & Nutzen: Was bringt eine ERP-Implementierung?

Sind Sie mit wachsenden IT-Kosten, ineffizienten Prozessen, unübersichtlichen Papierbergen und veralteten Systemen konfrontiert? In vielen Unternehmen stellt sich daher die Frage, wie diesen Herausforderungen effektiv begegnet werden kann. Eine ERP-Implementierung – sei es die Migration zu einer leistungsfähigeren Lösung oder die erstmalige Einführung eines modernen, cloudbasierten ERP-Systems – kann alle Probleme auf einen Schlag lösen.
In diesem Artikel beleuchten wir den konkreten Nutzen einer ERP-Implementierung und wie ein ERP-System Ihre Geschäftsprozesse digitalisiert und optimiert.
Erfahren Sie außerdem, wie sich der ROI einer ERP-Implementierung berechnen lässt und wie eine neue Unternehmenssoftware Ihr Business fit für die digitale Zukunft machen kann.

Was versteht man unter ERP-Implementierung?

Die Implementierung eines ERP-Systems umfasst den Prozess der Einführung und Anpassung einer neuen Unternehmenssoftware. Dieser Prozess wird in der Regel von ERP-Experten durchgeführt. Häufig migrieren Unternehmen dabei ihre On-Premise-basierten ERP-Systeme in die Cloud. Viele Unternehmen verfügen jedoch weder über eine On-Premise- noch über eine Cloud-Lösung, sodass eine Erstimplementierung eines ERP-Systems erforderlich ist. Eine erfolgreiche Implementierung hängt davon ab, die Erwartungen der Anwender, die Geschäftsanforderungen, das Projektbudget und den Zeitplan zu verstehen und zu erfüllen sowie die vorab definierten Aspekte umzusetzen.

Erfolgsfaktoren für eine gelungene ERP-Implementierung

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung hängt von diversen Erfolgsfaktoren ab, gerne möchten wir Ihnen an dieser Stelle eine Auflistung der wichtigsten Aspekte näher bringen.

1. Vorbereitung und Bedarfsanalyse:

Ermitteln Sie zunächst alle Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Dabei ist es ratsam, Schritt für Schritt alle Abteilungen präzise durchzugehen und die unterschiedlichen Anforderungen herauszukristallisieren. Eine detaillierte Analyse hilft, die Funktionen und Module des ERP-Systems optimal auf Ihr Unternehmen abzustimmen. Diese Analyse kann im Vorfeld auch einen wichtigen Aspekt für Ihre IT-Infrastruktur darstellen und die Kompatibilität Ihrer vorhandenen Hardware mit den Anforderungen des neuen ERP-Systems prüfen. Generell wird bei einer Bedarfsanalyse zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen unterschieden. Diese möchten wir Ihnen an dieser Stelle ebenfalls vorstellen:

Funktionale Anforderungen

Hier werden die Anforderungen an die Software bezüglich der Funktionen und Eigenschaften des ERP-Systems beschrieben. Die funktionalen Anforderungen beziehen sich in erster Linie auf Funktionen, mit denen Sie Ihr Tagesgeschäft abbilden können. Dazu gehören beispielsweise Themen wie Ihre Produktion, Buchhaltung, Fakturierung, Artikelverwaltung oder der Bereich CRM.

Nichtfunktionale Anforderungen

Nichtfunktionale Anforderungen sind solche Anforderungen, die sich auf die Umsetzung der Anforderungen und die Qualität der Software beziehen. Aspekte wie Performance, Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit der Software, Sicherheit der Software sowie deren Dokumentation und Analyse gehören zu den nichtfunktionalen Anforderungen.

2. Implementierungspartner finden

Nachdem Sie Ihre Anforderungen und Bedürfnisse genau definiert haben, steht die Auswahl des richtigen Implementierungspartners im Vordergrund. Dabei sollten Sie einige wichtige Kriterien beachten:

• Erfahrung und Expertise:
  Achten Sie darauf, dass der Partner über praktische Erfahrung mit dem gewünschten ERP-System verfügt und bereits erfolgreiche Implementierungen vorweisen kann. Auch Branchenkenntnisse sind von Vorteil, da der Partner die spezifischen Herausforderungen und Anforderungen Ihrer Branche besser versteht.
• Unterstützung über die Implementierung hinaus:
  Ein guter Implementierungspartner unterstützt Sie nicht nur bei der Einführung der Software, sondern auch bei Schulungen, Datenmigrationen und eventuellen Sonderentwicklungen. Ebenso wichtig ist ein zuverlässiger Support nach der Implementierung, um sicherzustellen, dass das System langfristig reibungslos funktioniert.
• Transparente Kommunikation:
  Der Partner sollte Sie regelmäßig über den Projektfortschritt informieren und gemeinsam mit Ihnen flexibel auf mögliche Herausforderungen reagieren. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und eine klare Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf können Sie sicher sein, dass der Implementierungspartner Sie bei der Einführung Ihrer neuen ERP-Lösung umfassend begleitet und langfristig zum Erfolg Ihres Projekts beiträgt. Im Zweifelsfall stehen Ihnen unsere ERP-Experten gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.

3. Testphase

Nachdem das System erfolgreich implementiert wurde und alle Mitarbeiter umfassend geschult wurden, empfiehlt es sich, eine ausführliche Testphase einzuplanen. In dieser Phase sollte das System noch einmal auf Herz und Nieren geprüft und der gesamte Tagesablauf von A bis Z durchgespielt werden. Testen Sie hier auch realistische Szenarien und Probleme, die in der täglichen Arbeit auftreten können. Nach Abschluss der Testphase sollten die Stamm- und Bewegungsdaten zurückgesetzt werden, um mit einem sauberen System zu starten.
Falls Sie einen Datenimport aus einem Altsystem benötigen, kann dieser entweder nach der Testphase erfolgen, um mit den aktuellen Kundendaten zu starten, oder vor der Testphase, um die Testphase mit den aktuellen Daten zu testen. Nach einer ausgiebigen Testphase werden die Testdaten wieder gelöscht, sodass Sie auf einer „grünen Wiese“ starten können.

4. Start

Es ist geschafft, der Start mit Ihrem neuen ERP-System steht kurz bevor. Aber auch nach der erfolgreichen Implementierung gibt es noch viele wichtige Aspekte zu beachten. Beispielsweise ist es ratsam, das System und Ihre Prozesse weiterhin zu überwachen, um Ihre neue ERP-Lösung kontinuierlich weiterzuentwickeln und die Prozesse nachhaltig und langfristig zu optimieren. Auch die Pflege des Systems durch regelmäßige Updates und Patches gehört zum Alltag. So bleibt das System technisch und sicherheitstechnisch immer auf dem neuesten Stand. Sollten Sie sich für ein Cloud-System entscheiden, werden diese Wartungen und Patches in regelmäßigen Abständen von Ihrem Anbieter durchgeführt. Bei einer On-Premise-Lösung müssen Sie sich selbst um die Wartung des Servers und die Aktualisierung der Software kümmern.

5. Support

Nachdem Sie einige Zeit mit Ihrem neuen System gearbeitet und sich damit vertraut gemacht haben, ergeben sich in den meisten Fällen noch kleinere Fragen, die bei der täglichen Arbeit auftauchen. Auch hier steht Ihnen jederzeit ein kompetenter Implementierungspartner zur Seite. Support-Experten unterstützen Sie bei allen anfallenden Themen rund um die ERP-Systeme.

Vor- und Nachteile einer ERP-Implementierung

Preise: Das kostet ein neues ERP-System

Die meisten ERP-Anbieter haben sich in diesem Zusammenhang für ein Lizenzmodell entschieden. Eine genaue Preisspanne lässt sich leider nicht konkret festlegen. Die anfallenden Kosten hängen immer von der Größe und Komplexität des Projektes sowie vom Softwareanbieter ab. Bei einer ERP-Implementierung für Systeme, die stark im KMU-Bereich angesiedelt sind, wie z. B. weclapp, xentral oder Myfactory, liegen die Kosten für Onboarding und Schulung je nach Dauer und Aufwand bei ca. 2000 € – 6000 €.

Bitte beachten Sie, dass hier noch die Kosten für Lizenzen hinzukommen.
In dieser Schätzung sind die Kosten für Sonderentwicklungen nicht enthalten.
Da die meisten modernen ERP-Systeme komplett in der Cloud betrieben werden, fallen hier jedoch keine Kosten für Server, Serverwartung und aufwändige Updates an. Bei ERP-Systemen, die für Großkunden und Konzerne konzipiert sind, wie z. B. Haufe X360, SAP oder Microsoft Dynamics, ist mit Einstiegskosten von mindestens 15.000 € zu rechnen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass nicht jedes ERP-System hundertprozentig auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Viele IT-Dienstleister bieten daher auch Sonderentwicklungen durch die hauseigene Entwicklungsabteilung an. Die Kosten für eine Sonderentwicklung sollten daher ebenfalls eingeplant werden.

Konkreter Nutzen einer ERP-Implementierung für Ihr Unternehmen

Der Einsatz eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen bringt Ihnen viele Vorteile. Die Prozessoptimierung steht dabei im Vordergrund. Durch eine transparente Datennutzung können Ihre Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten und haben alle wichtigen Informationen und Prozesse in nur einer Software. Durch Automatisierungsprozesse können alltägliche Aufgaben von Ihrem ERP-System übernommen werden. Das spart Zeit und schafft Ressourcen, um neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Darüber hinaus lassen sich durch den Einsatz eines ERP-Systems erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. So entfallen teure Anschaffungs- und Wartungskosten für Server, da es sich bei den meisten Systemen um Cloud-Anwendungen handelt.

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Anwendung ist, dass von überall auf der Welt mit Internetzugang auf das System zugegriffen werden kann. Dies schafft Flexibilität für Ihre aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter.

Nutzen für die verschiedenen Unternehmensbereiche

Ein ERP-System bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem es sämtliche Geschäftsprozesse in einer zentralen Softwarelösung integriert. In den verschiedenen Unternehmensbereichen sorgt es für mehr Transparenz, Effizienz und bessere Planbarkeit. Ob im Lager, in der Buchhaltung, im Vertrieb oder im Projektmanagement – die Automatisierung und Vernetzung durch ein ERP-System optimiert Arbeitsabläufe und verbessert die Entscheidungsfindung auf Basis von Echtzeitdaten. Im Folgenden beleuchten wir, wie ein ERP-System die einzelnen Abteilungen unterstützt und welche konkreten Mehrwerte es für Ihr Unternehmen bietet.

Lager

Ein wesentlicher Vorteil, den ein ERP-System mit sich bringt, ist die bessere Planung und Übersicht über die Lagerbestände. Durch die Abfrage der Daten in Echtzeit ist es jederzeit möglich, den aktuellen Lagerbestand sowie die geplanten Zu- und Abgänge einzusehen. Mit diesem Überblick können Sie Ihren Bestellprozess optimieren und Lagerkosten minimieren.

Buchhaltung

Revolutionieren Sie Ihr Mahnwesen, verwalten Sie offene Posten, leisten Sie Zahlungen und empfangen Sie diese in einer einzigen Software. Die meisten ERP-Systeme verfügen sogar über eine automatisierte Buchhaltung, sodass Ihre Rechnungen automatisch verbucht werden. Nutzen Sie verschiedene Finanz-Dashboards, um Ihre Finanzen immer im Blick zu haben und auf dem neuesten Stand zu sein.

Sales

Dank tagesaktueller Daten können Ihre Vertriebsmitarbeiter immer die neuesten Zahlen, Daten und Fakten in der Software abrufen. So können die Vertriebsmitarbeiter beispielsweise vor Ort bei Ihren Kunden immer die aktuellen Preise einsehen und ein Angebot unterbreiten, das immer die aktuellen Preise und Konditionen enthält. Darüber hinaus bietet das System einen Einblick in Umsatzübersichten. Durch ein umfangreiches Vertriebstool, kann sich der Außendienst selbstständig organisieren und hat immer alle aktuellen Daten im Blick. Durch die Cloud-Eigenschaft kann von überall auf das System zugegriffen werden.

Projektmanagement

Steuern Sie Ihr Projekt und planen Sie Ihre Ressourcen effizient. Im Projektmodul stehen Ihnen zahlreiche Übersichten zur Verfügung, mit denen Sie alle Aufgaben und Ziele sowie Ressourcen und Zeitpläne stets im Blick haben. Dies unterstützt Sie bei einer umfassenden Planung und hilft Ihnen, die Teamarbeit zu verbessern und Projektfristen einzuhalten.

CRM

Die meisten ERP-Systeme verfügen über ein integriertes CRM-Tool.
Verwalten Sie damit Ihre Kontakte, Interessenten, Kunden und Lieferanten. Viele Systeme bieten auch ein Opportunity Management, mit dem Sie Ihre Chancen und Interessen verwalten können.

Support

Steuern Sie den Support über ein Ticketsystem oder ein Kundenportal, über das Sie schnell und einfach auf Kundenanfragen reagieren können. Helpdesk-Tools erleichtern die Kommunikation mit Ihren Kunden. Zusätzlich können Sie FAQ’s hinterlegen und so Ihre Supportmitarbeitenden entlasten. Durch eine intelligente Archivierung werden alle Tickets und Anfragen direkt bei Ihren Kunden abgelegt, so können Sie langfristig auf die Inhalte zurückgreifen und einen lückenlosen Support gewährleisten.

Einkauf

Bestellungen aufgeben, Wareneingänge verwalten oder Lieferantenanfragen versenden.

Produktion

Das Produktionsmanagement unterstützt Unternehmen bei der Abbildung ihrer Produktion und sorgt für einen permanenten Überblick über Ressourcen und Produktionsgüter.
Dies hilft Ihnen auch, Ihre Bestellungen besser zu planen und so die ständige Verfügbarkeit Ihrer Produkte zu gewährleisten.

Integrationen

Nutzen Sie diverse Standard-Schnittstellen wie Amazon, Shopware, Shopify, Ebay etc. um Ihre Produktpalette auf den verschiedensten Kanälen zu präsentieren. Weitere Marktplätze oder Shopsysteme können jederzeit über eine Individualentwicklung angebunden werden.

Ein ERP-System hilft Ihnen dabei all diese Bereiche und Prozesse in einer einzigen Software abzubilden.

Langfristige Vorteile und Effizienzsteigerung durch ERP-Systeme

Der Einsatz eines ERP-Systems bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Unter anderem trägt ein ERP zu einem nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg bei und hilft Ihnen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die Datenaktualisierung in Echtzeit verfügen Sie immer über tagesaktuelle Daten und Zahlen und können so noch schneller und gezielter auf konjunkturelle Schwankungen reagieren.
Gerne nennen wir Ihnen weitere Vorteile.

• Optimierung der Geschäftsprozesse:
  Viele ERP-Systeme automatisieren kleine Routineaufgaben, die im täglichen Arbeitsprozess anfallen. Dies spart Zeit und trägt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen bei. Automatismen reduzieren Fehlerquellen und steigern die Produktivität.
  
• Skalierbarkeit und Auswertungen:
  Durch die permanente Datensynchronisation haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf konjunkturelle Schwankungen zu reagieren und alle Daten in Echtzeit abzurufen. So hat Ihr Außendienst jederzeit alle aktuellen Preise und Artikelattribute beim Kunden vor Ort.
  
• Wachstum:
  ERP-Systeme unterstützen Sie bei der Erschließung neuer Märkte. So verfügen die meisten Systeme über eine integrierte Schnittstelle zu großen Shop-Diensten und Marktplätzen. Das bringt Ihren Online-Handel voran und hilft Ihnen, neue Kundengruppen zu erreichen.
  
• Sicherheit:
  Durch zentralisierte Daten erhöhen Sie die Kontrolle über Zugriffsrechte und Berechtigungen der Nutzer. So werden sensible Daten noch besser geschützt und können nur von befugten Personal verwaltet werden. Durch regelmäßige Sicherheitsupdates der ERP-Anbieter ist das System immer auf dem neusten Stand und somit ebenfalls bestens vor unbefugten Angriffen geschützt.
  
• Kosten:
  Bei einem cloudbasierten ERP-System entfallen die Anschaffungskosten für einen Server.
  Die Wartung sowie eventuelle Implementierungskosten durch IT-Spezialisten fallen bei einer cloudbasierten Lösung nicht an.

Berechnung des Return on Investment (ROI) einer ERP-Implementierung

Die Berechnung des ROI eines ERP-Systems scheint auf den ersten Blick einfach zu sein. Man addiert die Kosten, stellt den Nutzen gegenüber und vergleicht diese Zahlen. Es gibt jedoch viele weitere Faktoren, die bei der Berechnung berücksichtigt werden müssen.
Dabei sollten Sie immer auch die zukünftigen Kosten und den zukünftigen Nutzen berücksichtigen. Die Berechnung durchläuft mehrere Phasen, die wir Ihnen gerne erläutern möchten.

Vorbereitungsphase

Bitte planen Sie einen angemessenen Zeitrahmen für die Analyse ein. Wichtige Faktoren sind die Kostenunterschiede zwischen dem bestehenden und dem neuen ERP-System. Gehen Sie bei der Erfassung der Kosten gründlich vor und berücksichtigen Sie alle möglichen Kosten. Bleiben Sie bei der Kostenschätzung realistisch. Achten Sie bei der Kostenanalyse darauf, dass Sie sowohl die aktuellen Kosten für die Wartung Ihres Altsystems als auch die zukünftigen Kosten berücksichtigen. Seien Sie bei der Kostenschätzung gründlich und denken Sie positiv, aber bleiben Sie realistisch.
Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten Schritte bei der Kostenberechnung erläutern.

In einem ersten Schritt ist es wichtig zu wissen, um welche Art von System es sich handelt. Die Kosten eines cloudbasierten Systems unterscheiden sich von denen einer On-Premise-Lösung.

On-Premise: Bei einer On-Premise-Lösung sind die Kosten für die Anschaffung und Wartung des Servers zu berücksichtigen. Die entsprechende Hardware muss ebenfalls berücksichtigt werden.

Cloudanwendungen: Eine Cloud-Anwendung wird über das Internet bereitgestellt. Bei dieser Form entfallen teure Anschaffungs- und Wartungskosten für den Server. Die Kosten beschränken sich auf Lizenzen und Abonnements.

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In der Regel sind folgende

• Implementierung
• Laufende Personalkosten
• Infrastruktur
• Software

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Die ERP-Infrastrukturkosten setzten sich dabei wie folgt zusammen:

• Hardware: Anschaffungs- oder Mietkosten der Geräte. Dies betrifft Computer, Server und Drucker.
• Upgrades und Wartungen: Hierbei sind Kosten für Serverwartungen sowie Server Updates gemeint. Dies betrifft ebenfalls Systeme, die in der Cloud gehostet werden.
• Lizenzkosten: Die meisten ERP-Systeme verfügen über ein Lizenzmodell. Hierbei enstehen monatliche Kosten für ein Abbonomment.
• Netzwerkgeräte und Gebühren: Laufenden Netzwerkkosten müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
• Sonstige Geräte: Dies betrifft die Firmenhandys oder weitere notwendige Geräte Ihrer Mitarbeiter.

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Beachten Sie dabei, dass die Kosten zunächst nur geschätzt werden können.

Berechnung des ROI eines neuen ERP-Systems

Die Fomel für die Berechenung des ROI lautet:

Wenn z. B. der Nutzen auf 1.000.000 Euro geschätzt wird und die Investition ca. 287.500 Euro beträgt, dann ist das Ergebnis der Berechnung (1.000.000 Euro – 287.500 Euro) / 287.500 Euro = 2,479.

Wenn Sie den Prozentsatz des ROI erhalten möchten, multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100, d. h. in diesem Beispiel wäre der ROI 250%.
Sobald das Ergebnis größer als 1 oder größer als 100 ist, handelt es sich um einen guten Wert.

Abschluss

Wenn Sie den ROI berechnet haben und dieser positiv ist, sollten Sie sicherstellen, dass er mit dem Planungs- und Budgetierungsprozess Ihres Unternehmens übereinstimmt. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

• Kommunizieren Sie mit allen Projektbeteiligten.
• Stellen Sie verschiedene Dokumente und Kostennachweise für die Dokumentation bereit.
• Umsatz- und Kostenprognosen erstellen