.svg){kind=icon}
.png)
Haufe X360 Vertragsmanagement: Verträge, Vorlagen und Vertragselemente richtig anlegen
Im Haufe X360 Vertragswesen stehen Dir zahlreiche Funktionen zur Verfügung – von der automatischen Rechnungsstellung bis zur Verwaltung und Abrechnung Deiner Verträge. Falls Du lieber Videos schaust, haben wir hierzu auch ein Video auf unserem group24-YouTube-Kanal veröffentlicht:
Das Vertragswesen in Haufe X360 ist in drei Bereiche unterteilt. Wenn Du einen neuen Vertrag anlegen möchtest, benötigst Du immer zwei Dinge: ein Vertragselement und eine Vertragsvorlage. Das Vertragselement bildet die Grundlage, auf der der Vertrag später aufgebaut wird. Es ist zugleich wichtig für die Vertragsvorlage, da es dort als Basis hinterlegt wird. Erst mit Vertragselement und Vertragsvorlage kannst Du anschließend einen neuen Vertrag erstellen.
Vertragselemente anlegen und pflegen – so funktioniert’s in Haufe X360
Die Vertragselemente findest Du im Vertragsreiter. Dort legst Du Vertragspositionen an und pflegst sie zentral. Wichtig: Vertragselemente sind keine Lagerartikel, d. h., sie können nicht an Kunden geliefert werden, lassen sich aber abrechnen. Ein neues Vertragselement erstellst Du über das Plussymbol. In der Eingabemaske findest Du außerdem die wichtigsten Buttons im Kopfbereich, mit denen Du das Vertragselement schnell bearbeiten und verwalten kannst.
Nach dem Speichern erhält jedes Vertragselement automatisch eine fortlaufende Nummer aus dem hinterlegten Nummernkreis. Im Beschreibungsfeld pflegst Du zusätzlich die Bezeichnung, unter der das Vertragselement später wiedergefunden wird. Die Buttons im Kopfbereich haben folgende Funktionen:
- Pfeil: Zurück zur Übersichtsseite der Vertragselemente
- Speichersymbol + Pfeil: Datensatz speichern und zur Übersicht zurückkehren
- Speichersymbol: Datensatz speichern und im aktuellen Datensatz bleiben
- Gekrümmter Pfeil: Eingaben verwerfen / abbrechen
- Plussymbol: Neues Vertragselement anlegen
- Tonnensymbol: Aktuellen Datensatz löschen
- Notizbrett: Vertragselement als Vorlage speichern oder kopieren (z. B. für die nächste Vertragsvorlage)
- Pfeiltasten: Zum ersten/letzten/vorherigen/nächsten Datensatz wechseln
Die Reiter des Vertragselementes
In den Vertragselementen stehen Dir mehrere Reiter zur Verfügung, über die Du zusätzliche Einstellungen und Angaben pflegen kannst.
Preiseinstellungen: Unter diesem Reiter hinterlegst Du die allgemeinen, preisrelevanten Informationen des Vertragselements. Alle mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, damit Deine Eingaben gespeichert werden können. Dir stehen hier Eingabeoptionen für Mengenangaben, Währungen sowie für einen Preis pro Intervall oder einen Einrichtungspreis zur Verfügung. Für die Einrichtung kannst Du optional auch einen separaten Artikel direkt im Vertragselement hinterlegen.
Im Bereich „Einrichtung und Verlängerung” pflegst Du die Angaben zur Preisgestaltung. Auf der rechten Seite der Eingabemaske werden die Preise angezeigt. Diese beziehen ihre Werte automatisch aus den Artikeln, die Du in den Feldern „Artikel Einrichtung” und „Artikel Verlängerung” hinterlegst.
Abrechnungsintervalle definierst Du im Bereich „Wiederkehrende Abrechnung“. Wähle hier das gewünschte Intervall und hinterlege den passenden Abrechnungsartikel. Auch für das Abrechnungsintervall stehen Dir weitere Optionen zur Preisgestaltung zur Verfügung. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Abrechnung zu Beginn oder am Ende des abzurechnenden Zeitraums erfolgen soll.
Sobald ein Abrechnungsintervall ausgewählt wurde, ist die Hinterlegung eines Abrechnungsartikels verpflichtend. Dieser dient anschließend als Grundlage für die regelmäßige, beispielsweise monatliche, Abrechnung des Vertrages und wird automatisch in den Vertrag übernommen. Dabei können sowohl individuelle Preisgestaltungen als auch Rabatte berücksichtigt werden. Sollte eine Vorauszahlung erforderlich sein, kannst Du auch hierfür einen entsprechenden Artikel hinterlegen.
Vertragsvorlagen in einem Vertragselement:
Sobald Du ein Vertragselement in einer Vertragsvorlage hinterlegst, wird diese Verknüpfung im Reiter „Vertragsvorlagen” angezeigt. Die Zuordnung selbst erfolgt in der jeweiligen Vertragsvorlage. Der Reiter dient in erster Linie als Übersichts- und Informationsbereich. So erkennst Du auf einen Blick, in welchen Vertragsvorlagen das aktuelle Vertragselement verwendet wird.
Aktive Verträge:
Wenn Du das Vertragselement später in einem Vertrag hinzufügst, wird es im Reiter „Aktive Verträge“ angezeigt. Auch dieser Reiter ist ein reiner Informationsreiter, der alle Verträge auflistet, in denen das Vertragselement tatsächlich genutzt wird. Wichtig: Ein Vertrag erscheint hier erst, wenn er eingerichtet und aktiviert wurde – nur dann gilt er als aktiv und wird entsprechend in der Übersicht geführt.
Vertragsvorlagen: Deine Basis für saubere, wiederkehrende Verträge
Nachdem Du ein Vertragselement erstellt hast, geht’s als Nächstes an die Vertragsvorlage. Beide Bausteine brauchst Du, um später überhaupt einen neuen Vertrag anlegen zu können. Du findest die Vertragsvorlagen ebenfalls im Vertragsreiter.
Vertragsvorlagen dienen als Vorbelegung für Deine Verträge. Du landest zunächst in der Übersicht, in der alle Vorlagen angezeigt werden. Die Ansicht lässt sich wie gewohnt anpassen: Du kannst Spalten konfigurieren, Filter setzen und diese speichern, um schneller zu den passenden Vorlagen zu springen.
Buttons in der Übersicht:
Pfeil: Aktualisiert die Übersichtsseite.
Pfeil nach Links: Bricht Deine Eingaben ab (Änderungen werden nicht gespeichert).
Plussymbol: Legt eine neue Vertragsvorlage an.
Stift: Bearbeitet den markierten Datensatz (erkennbar am kleinen Pfeil).
Auch hier kannst Du die Spaltenbreiten individuell anpassen und Dir die aktuelle Ansicht bei Bedarf als Excel-Übersicht exportieren.
Die Vertragsvorlage im Detail erklärt
Wie in anderen Bereichen von Haufe X360 findest Du auch in der Vertragsvorlage die bekannten Aktionsbuttons. Sie helfen Dir dabei, Datensätze schnell zu speichern, zu wechseln oder Eingaben zu verwerfen.
- Pfeil nach links: Verwirft Deine Eingaben und bringt Dich zurück zur Übersichtsseite.
- Speichersymbol mit Pfeil: Pfeil nach links: Verwirft Deine Eingaben & bringt Dich zurück zur Übersichtsseite.
- Speichersymbol: Speichert Deine Eingaben, Du bleibst aber im aktuellen Datensatz.
- Gekrümmter Pfeil: Bricht alle Eingaben ab – Änderungen werden verworfen.
- Plussymbol: Legt eine weitere Vertragsvorlage an.
- Tonnensymbol: Löscht die aktuelle Vertragsvorlage.
- Notizbrett: Speichert die aktuelle Vertragsvorlage als Vorlage oder kopiert sie für die Anlage weiterer Vorlagen.
- Pfeiltasten: Springt zum ersten, letzten, vorherigen oder nächsten Datensatz.
Damit lässt sich die Verwaltung Deiner Vertragsvorlagen deutlich schneller erledigen – ohne jedes Mal zurück in die Übersicht zu müssen.
Anschließend geht es an die Eingabefelder und Reiter der Vertragsvorlage: Alle Felder mit Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden, damit Du Deine Eingaben speichern kannst.
Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick
Im Bereich „Zusammenfassung“ hinterlegst Du die wichtigsten Einstellungen Deiner Vertragsvorlage. Unter „Einstellungen Vertrag“ legst Du beispielsweise die Vertragsart und die Dauer fest. Die Vertragsart kann „verlängerbar“, „auslaufend“ oder „unbegrenzt“ sein. Es lohnt sich daher, mit unterschiedlichen Vertragsvorlagen für verschiedene Vertragstypen zu arbeiten.
Als Dauer kannst Du Jahr, Monat, Quartal oder eine benutzerdefinierte Anzahl an Tagen auswählen. Zusätzlich kannst Du hier Angaben zu Erstattungszeitraum, Verlängerungszeitpunkt, Verlängerungsfrist und Währung hinterlegen.
Wenn die Vorlage nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist, kannst Du das ebenfalls auf der linken Seite hinterlegen. Auf der rechten Seite findest Du die Einstellungen zur Abrechnung, zum Beispiel, an welche Entität die Rechnung gehen soll. Besonders wichtig sind die Abrechnungseinstellungen sowie die Beschreibungsfelder für Rechnung und Positionen. Diese sind in der Regel Pflichtfelder und später entscheidend für die Erstellung des Rechnungsdokuments.
Registerkarte „Details“
In der Registerkarte „Details“ erfolgt die zentrale Zuordnung: Hier verknüpfst Du die Vertragselemente mit Deiner aktuellen Vertragsvorlage. Füge über das Plussymbol ein neues Vertragselement hinzu. Je nach Bedarf kannst Du ein oder mehrere Vertragselemente hinzufügen.
Wenn Du diese Vertragsvorlage später in einem Vertrag auswählst, übernimmt Haufe X360 die hinterlegten Vertragselemente automatisch. Die Tabelle kannst Du wie gewohnt individuell anpassen (Spalten ein-/ausblenden, Reihenfolge/Größe ändern) und bei Bedarf als Excel-Datei exportieren.
Alle Verträge im Überblick
Sobald Du eine Vertragsvorlage verwendest, wird der entsprechende Vertrag automatisch in der Vorlage hinterlegt. In der Registerkarte „Verträge” erhältst Du dadurch eine Übersicht aller Verträge, die auf dieser Vorlage basieren.
Der Reiter ist rein informativer Natur: Über die verlinkten Einträge kannst Du direkt in den jeweiligen Vertrag springen und ihn dort weiter bearbeiten oder prüfen.
SLA Bedingungen
Über diese Registerkarte legst Du die SLA-Bedingungen für die Vertragsvorlage fest. Hier definierst Du den Schwierigkeitsgrad. Standardmäßig stehen die Optionen „Hoch”, „Mittel” und „Niedrig” zur Auswahl. Damit wird festgelegt, welcher Schwierigkeitsgrad für die Bearbeitung eines Falls erforderlich ist. Diese Auswahloptionen kannst Du jederzeit an Deine Anforderungen anpassen.
Eigenschaften: Vertragsattribute für eine bessere Struktur
Im Eigenschaftsreiter legst Du eine Liste von Attributen an, mit denen Du Verträge sauber klassifizierst. Diese Attribute werden später in jedem Vertrag auf Basis der Vorlage angezeigt und sind auch unter den Vertragsattributen wiederzufinden. Die Übersicht kannst Du jederzeit anpassen.
Aktiv:
Mit dieser Option legst Du fest, ob ein Attribut für alle Verträge verfügbar sein soll. Bei gesetztem Haken steht das Attribut in allen Verträgen zur Verfügung. Wenn Du den Haken entfernst, ist das Attribut nicht mehr aktiv und kann nicht mehr verwendet werden.
Attribut-ID:
Der Attributname, der als Bezeichnung für das Steuerelement dient.
Beschreibung:
Trage hier die Beschreibung des Attributes ein.
Sortierung:
Die Sortierung, die die Position des Attributs in der resultierenden Liste der Attribute angibt.
Erforderlich:
Ein Kontrollkästchen, das (wenn es aktiviert ist) angibt, dass der Benutzer einen Wert für das Attribut angeben muss. Dieses Feld wird dann als Pflichtfeld definiert.
Intern:
Ein Kontrollkästchen, das (wenn aktiviert) angibt, dass das Attribut im Self-Service-Portal nicht verfügbar ist und nur intern verfügbar ist.
Steuerelementtyp
Der Typ des Steuerelements, das für das Attribut verwendet werden soll. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Text, Kontrollkästchen, Kombinationsfeld oder Datum/Uhrzeit.
Standardwert
Definiere die Standardwerte für die Attribute.
Die Vertragsanlage: So startest Du mit Kundenverträgen
Sobald eine Vertragsvorlage und ein Vertragselement angelegt sind, kannst Du mit der Vertragsanlage beginnen. Neue Verträge erstellst Du ebenfalls über den Reiter „Verträge”.
Zunächst landest Du in der Übersicht der Kundenverträge. Dort stehen Dir die bekannten Schnellbuttons zur Verfügung. Du kannst die Ansicht individuell anpassen, Filter erstellen und speichern sowie die aktuelle Übersicht jederzeit exportieren. Einen neuen Vertrag legst Du über das Plussymbol an.
Nun befindest Du Dich in der Eingabemaske des Vertrags. Hier kannst Du alle Details der Vertragsanlage steuern – vom Anlegen bis zur Aktivierung.
Im Vertragskopf stehen Dir die wichtigsten Schnellfunktionen zur Verfügung: Du kannst Eingaben speichern, über das Plussymbol einen weiteren Vertrag anlegen, den aktuellen Datensatz über das Tonnensymbol löschen oder mit den Pfeiltasten zwischen den Datensätzen wechseln. Sobald alle Angaben vollständig sind, richtest Du den Vertrag mit einem Klick ein und aktivierst ihn anschließend mit einem zweiten Klick.
Über das Drei-Punkte-Menü stehen Dir weitere Aktionen zur Verfügung, zum Beispiel „Vertrag verlängern”, „Vertrag beenden” oder „Vertrag kündigen”. Die Vertrags-ID wird automatisch vom System vergeben und fortlaufend hochgezählt. Sie stammt aus dem hinterlegten Nummernkreis. Anschließend wählst Du die Vertragsvorlage aus. Hier nutzt Du Deine zuvor angelegte Vorlage.
Wenn Du die gewünschte Vorlage auswählst, übernimmt Haufe X360 die hinterlegten Angaben automatisch, zum Beispiel Beschreibung, Verlängerungszeitpunkt, Beschreibungsformeln, Verlängerungsfrist und Abrechnungsintervall. Damit werden alle Einstellungen, die Du zuvor in der Vertragsvorlage definiert hast, direkt in den Vertrag übernommen.
Zusammenfassung: Wichtige Vertragseinstellungen sauber pflegen
Unter diesem Reiter hinterlegst Du die zentralen Informationen zu Deinem Vertrag.
Alle mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Befülle sie, damit Du Deine Eingaben speichern kannst. Das Einrichtungsdatum und das Aktivierungsdatum können voneinander abweichen. Dadurch ist es möglich, den Vertrag zunächst anzulegen und ihn zu einem späteren Zeitpunkt gezielt zu aktivieren. Angaben wie Verlängerungsfrist, Währung und weitere Einstellungen übernimmt Haufe X360 in der Regel aus der Vertragsvorlage. Du kannst sie bei Bedarf jederzeit anpassen.
Auf der rechten Seite findest Du die Daten zum Rechnungsempfänger. Lege fest, an welche Entität die Vertragsrechnung gehen soll, und prüfe die Beschreibungsformeln für Rechnung und Positionen. Auch diese werden aus der Vorlage übernommen und können angepasst werden. Im Bereich Vertragsmanagement kannst Du zusätzlich einen Verantwortlichen und einen Verkäufer für den Vertrag hinterlegen.
Die Vertragsdetails
Unter „Details” siehst Du die Positionen, die Du zuvor im Vertragselement gepflegt und in der Vertragsvorlage zugeordnet hast. Sobald Du im Vertrag die passende Vertragsvorlage auswählst, übernimmt Haufe X360 diese Zuordnung automatisch und hinterlegt das Vertragselement direkt als Vertragsposition.
Auch an dieser Stelle kannst Du die Preise noch anpassen. Wichtig: Sobald der Vertrag aktiviert ist, sind Änderungen in der Regel nur noch über ein Vertragsupdate möglich. Der Preis aktualisiert sich, sobald Du eine Änderung in der Tabelle vornimmst und anschließend speicherst. Hier hinterlegst Du alle relevanten Informationen für die Preisgestaltung und Abrechnung.
Beitragsübersicht pro Intervall
Dieser Reiter ist schnell erklärt: Hier siehst Du die Abrechnungsbeträge je Vertragsintervall. Wenn Du – wie in diesem Beispiel – monatliche Abrechnung gewählt hast, wird der angezeigte Betrag entsprechend jeden Monat in Rechnung gestellt. Die Tabelle kannst Du wie gewohnt anpassen: Spalten ein-/ausblenden, Sortierungen setzen und Filter speichern.
Mitarbeitersteuerung: Zeiten und Abrechnung richtig zuordnen
In diesem Reiter siehst Du die Auslastung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter. In der Tabelle stehen Dir passende Eingabefelder zur Verfügung. Lege beispielsweise über die Lohnart fest, um welche Art von Zeit es sich handelt (Überstunden, Urlaub oder normale Arbeitszeit). Wähle anschließend einen Abrechnungsartikel aus, damit die Zeiten des Mitarbeiters abgerechnet werden können. Wichtig ist außerdem, dass Du den Mitarbeiter hinterlegst, der die Tätigkeiten ausführen soll.
Die Vertragshistorie
In der Vertragshistorie siehst Du einen Log zu dem aktuell aufgerufenen Vertrag. Du findest dort unter anderem Informationen dazu, wann der Vertrag erstellt, eingerichtet oder aktiviert wurde. Du erfährst auch, welcher Kollege welche Aktion wann ausgeführt hat.
Histroische Debitorenbelege
Dieser Reiter hilft Dir, die Rechnungsstellung nachzuvollziehen. Da die Verträge automatisch im hinterlegten Intervall abgerechnet werden, bietet Dir Haufe hier die Option, die zu dem Vertrag erstellten Rechnungen nachzuvollziehen.
Hier kannst Du sehen, welche Rechnungen bereits erzeugt wurden, den Status der Rechnungen kontrollieren und diese nachfassen. Du kannst diese Übersicht auch jederzeit in Excel exportieren. Schicke sie beispielsweise an Deinen Kunden, um ihn über offene Rechnungen zu informieren. In diesem Reiter werden allerdings nur die Vertragsrechnungen des jeweiligen Kunden und des zugehörigen Vertrages aufgeführt.
Eigenschaften
Verwende die Eigenschaften zur Klassifizierung von Verträgen.
Ticket
Hier siehst Du alle verknüpften Tickets, in welchen der Vertrag verknüpft ist.
Fazit
Mit dem Vertragswesen von Haufe X360 legst Du eine solide Basis, um Verträge strukturiert anzulegen und die Abrechnung zu automatisieren. Dabei ist die richtige Reihenfolge wichtig: Erst wird das Vertragselement erstellt, dann die Vertragsvorlage und anschließend wird der Vertrag angelegt, der die Inhalte automatisch übernimmt. Wenn Du die Vorlagen einmal sauber angelegt hast, sparst Du bei neuen Verträgen spürbar Zeit und reduzierst typische Fehlerquellen.
Solltest Du hierzu noch weitere Fragen haben, schaue gerne unser Video. Dies findest Du auf unserem Youtube-Kanal. Wir freuen uns auch über deine Kontaktaufnahme unter businessconsulting@group24.de
Beratung & Unterstützung rund um Haufe X360
