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Kundenanlage in Haufe X360: So verwaltest Du Kundendaten richtig!
In diesem Beitrag erfährst Du, parallel zu unserem Tutorial-Video, wie Du in Haufe X360 Kunden professionell und strukturiert anlegst. Falls Du lieber Videos schaust, findest Du das komplette Tutorial auf unserem YouTube-Kanal. Dort führen wir Dich Schritt für Schritt durch die Kundenanlage und erklären alle wichtigen Funktionen anhand praxisnaher Beispiele.
Zusätzlich erhältst Du eine schriftliche Anleitung, mit der Du jederzeit einzelne Schritte nachschlagen kannst – ideal für die tägliche Arbeit in Haufe X360.
Die Kundenübersichtsseite
Um in die Kundenübersicht zu gelangen, klickst Du in der linken Sidebar auf „Kunden“ und wählst anschließend unter Stammdaten erneut den Punkt „Kunden“ aus. Damit öffnest Du die zentrale Übersichtsseite, auf der alle angelegten Kunden in einer Liste zusammenlaufen.
Im nächsten Schritt gelangst Du in die Kundenübersicht. Hier siehst Du alle Deine Kunden gesammelt in einer übersichtlichen Tabellenansicht und kannst direkt mit Filtern, Suche und Aktionen arbeiten.
In der oberen linken Ecke findest Du die Schnellbuttons. Über diese steuerst Du die wichtigsten Aktionen, ohne erst einen Datensatz öffnen zu müssen:
1: Aktualisieren
2: Abbrechen
3: Neuen Datensatz anlegen
4: Aktuellen Datensatz bearbeiten
5: Spaltengröße anpassen
6: Excel Übersicht der aktuellen Filterung erzeugen
7: Drei Punkte / Massenaktion / Einen oder mehrere Datensätze aktualisieren
Auf der rechten Seite findest Du weitere Funktionen, mit denen Du Deine Kundenliste gezielt eingrenzen kannst:
1: Filteroptionen anpassen
2: Filter speichern
3: Suchfeld
Du kannst Deine Kundenübersicht jederzeit an Deine Arbeitsweise anpassen. Klicke dazu auf das Feld ganz oben links in der Tabelle, um die Spaltenkonfiguration zu öffnen.
Führe über dieses Menü Deine Spaltenkonfiguration durch.
Markiere eine Spalte auf der linken oder rechten Seite und nutze die Pfeile, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen. So baust Du Dir Deine persönliche Arbeitsansicht.
Alle Änderungen gelten nur für Deine Benutzeransicht. Jeder Nutzer kann sich seine Kundenübersicht individuell nach seinen Bedürfnissen konfigurieren.
Als letzten Punkt findest Du noch auf der rechten Seite eine Sidebar mit verschiedenen Funktionsbereichen.
Sofern es Entitäten zu Deinem markierten Kundensatz gibt, siehst Du diese über die Shortcuts auf der rechten Seite. Mit einem Klick auf den „Angebotsbutton” erhältst Du eine Übersicht aller Angebote, die bereits zu dem Kunden erfasst sind. Das Gleiche gilt für die anderen Punkte wie Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Tickets und Verträge. Mit einem Klick auf den gewünschten Bereich werden auf Deiner Kundenübersichtsseite alle dazugehörigen und verknüpften Elemente angezeigt.
Der Kundendatensatz
Nun springen wir in einen konkreten Kundendatensatz und betrachten die wichtigsten Bereiche und Funktionen. Auch in der Detailansicht findest Du die Dir bereits bekannten Aktionsbuttons. Damit kannst Du schnell Daten speichern, neue Datensätze anlegen oder zwischen Kunden hin- und herwechseln.
Pfeil nach links: Zurück zur Kundenübersicht
Speicher Pfeil: Datensatz speichern und zurück zur Kundenübersicht
Speichersymbol: Datensatz speichern
Plussymbol: Neuen Datensatz anlegen
Tonnensymbol: Aktuellen Datensatz löschen
Notizbrett: Datensatz kopieren oder Einfügen
Pfeiltasten: Zum ersten, nächsten, letzten, vorherigen Datensatz springen
Geschäftspartner anzeigen: Springe in den dazugehörigen Geschäftspartner
Verkaufschance erstellen: Erstelle eine neue Verkaufschance für den aufgerufenen Kunden ,diese wird dann auch direkt mit dem Kunden verknüpft
Tickets abrechnen: Falls es abrechenbare Tickets gibt, wird hierzu eine Rechnung erstellt. Der Vorteil: Die Kundendaten werden direkt in das Ticket übernommen.
Drei Punkte: Über die drei Punkte können viele Ereignisse ausgeführt werden: Bspw. Berichte zu dem Kunden erstellen, Anfragen generieren, Rechnungen erstellen oder Erweiterungen durchführen
Notizen: Hier kannst Du Notizen zu Deinem Kunden hinterlegen. Sobald eine Notiz hinterlegt ist, leuchtet das Symbol gelb.
Dateien: Sehe hier alle abgelegten Dokumente zu Deinem Kunden ein oder hinterlege neue Dokumente unter diesem Reiter.
Customization: Dies dient für Anpassungsprojekte oder sonstige Anpassungen.
Werkzeuge: Blende Dir hier Hilfestellungen und Artikel rund um die Kundenmaske ein.
Der zweite Abschnitt des Kundenreiters
Kunden ID: Diese wird immer vom System vergeben, könnte aber durch eine Änderungs ID angepasst werden. Falls Du diese Option durchführst, achte bitte darauf, dass die neue ID noch nicht vergeben ist.
Staus: Passe den Kundenstatus an, beispielsweise, wenn der Kunde eine Kreditsperre hat oder inaktiv gestellt werden soll. Dies dient dann auch zur Filterung auf der Übersicht
Kundenklasse: Diese Kundeklasse ist wichtig, da hier auch weitere Einstellungen hinter hängen.
Bspw. Steuereinstellungen und Zahlungsbedingungen, diese müssen allerdings vorab in den Kundenklassen bestimmt werden.
Saldo: Hier sieht man die aktuellen Salden des Kunden, dieser ist immer tagesaktuell und wird dauerhaft aktualisiert.
Die Reiter der Haufe X360 Kundenmaske
Nachdem wir die einzelnen Bereiche erläutert haben, kommen wir nun zu den wichtigsten Eingabefeldern der Kundenmaske. An dieser Stelle möchten wir Dir die einzelnen Reiter der Kundenmaske im Detail erläutern. Sobald Du einen Kundendatensatz öffnest, landest Du zunächst immer auf der allgemeinen Übersichtsseite.
Allgemein: Unter dem allgemeinen Reiter siehst Du die Stammdaten des Kunden. Hier trägst Du unter anderem die Adresse, die Telefonnummer und einen primären Kontakt als Ansprechpartner ein.
Alle mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Werden diese Felder nicht ausgefüllt, kannst Du Deine Eingaben nicht speichern. Setze bitte auch immer die Haken bezüglich der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Trage hier auch die Handelssprache des Kunden ein.
Bitte beachte, dass Du dies nicht über das „Land“-Feld, sondern über die Sprache definierst. Wenn Du diese anpasst, werden die Belege automatisch in die von Dir hinterlegte Sprache übersetzt.
Finanzen: Lege hier Zahlungsbedingungen, Buchungskonten sowie Währungen und Kreditlimits fest.
Diese Auswahlmöglichkeiten können auch vorbelegt werden. Beispielsweise, welche Zahlungsbedingungen neue Kunden erhalten sollen, definiere dies über die Grundkonfigurationen. Auf der rechten Seite der Maske findest Du die Regeln für die Überprüfungsmethode.
Hier definierst Du, nach welchen Parametern etwa überfällige Rechnungen überprüft werden sollen.
Abrechnung: Hinterlege hier die Rechnungsadressen, oder abweichenden Rechnungsempfänger. Dies ist hilfreich, wenn die Buchhaltung an einem anderen Ort sitzt, als der Rechnungsempfänger.
Falls Du mit Tochterfirmen arbeitest, kann hier auch ein übergeordneter Kontakt angelegt werden. Ebenfalls findest Du hier die Druck – und E-Mail Einstellungen. Über diese bestimmst Du, ob Du Rechnungen und Mahnungen per Mail verschickst oder diese gedruckt werden.
Bestimme hier auch Standard-Zahlungsmethoden sowie voreingestellte Konten. Diese kannst Du im weiteren Verlauf jederzeit anpassen. Definiere in den Grundeinstellungen eine Vorbelegung dieser Felder.
Versand: Hinterlege hier die Informationen für den Lieferungsversand sowie die Lieferinformationen.
Die Lieferadresse kann hier eine andere sein, als die Adresse, die in den Stammdaten des Kunden hinterlegt ist. Nutze diese Einstellung, wenn das Lager des Kunden an einem anderen Ort als die Verwaltung ist. Die Lieferadresse wird in die Lieferscheine übernommen.
Auf der rechten Seite des Reiters findest Du die Steuereinstellungen. Definiere hier Steuerzonen, hinterlege ein voreingestelltes Lager sowie eine voreingestellte Versandart für die Kundenaufträge und weitere wichtige Lieferanweisungen. Dieser Reiter bezieht sich komplett auf die Logistik und Abwicklung der Lieferungen.
Ein wichtiger Punkt auf dieser Seite ist die Versandregel. Definiere hier, ob nur Komplettlieferungen oder auch Teillieferungen möglich sind.
Standorte: Durch die Anlage der Kundenadresse unter dem allgemeinen Reiter wird diese automatisch als primärer Standort unter dem Standorte-Reiter hinterlegt.
Falls der Kunde mehrere Standorte hat, werden diese unter dem Standort-Reiter hinterlegt. Klicke auf das Plussymbol, um einen neuen Standort anzulegen. Auch in dieser Übersicht kannst Du Deine Übersichtsseite beliebig anpassen.
Zahlungsmethode und Mandate: Hinterlege hier alle Zahlungsmethoden, mit welchen Dein Kunde seine Verbindlichkeiten bezahlen kann. Setze den Haken bei „Voreinstellung“, um diese Zahlungsmethode in den Belegen des Kunden vorzubelegen.
Eine weitere Zahlungsmethode fügst Du über das grüne Aktionsfeld hinzu. Im Anschluss öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Deine neu angelegte Zahlungsmethode wird direkt in der Maske angezeigt.
Kontakte: Unter diesem Reiter siehst Du alle Kontakte, die dem Kunden zugeordnet sind. Hier kannst Du auch neue Kontakte anlegen und die Daten und Positionen der Kontakte verwalten.
Auch in dieser Maske kannst Du die Filterfunktionen anwenden oder die Spalten anpassen. Der Kontakt, der unter dem Ansprechpartner in den Stammdaten angelegt wird, wird automatisch als primärer Kontakt hinterlegt.
Einen neuen Kontakt legst Du über das Plussymbol an. Sobald es mehrere Kontakte gibt, kannst Du auswählen, welcher Kontakt der Hauptkontakt sein soll. Diesen Schritt führst Du über die Schaltfläche „Auf primär setzen“ durch.
Verkäufer: Sollte es provisionsberechtigte Verkäufer geben, können diese hier hinterlegt werden. Die Anlage erfolgt auch hier über das Plussymbol. Lege dabei Verkaufsprovisionssätze prozentual fest.
Dabei kannst Du die einzelnen Verkäufer auch bestimmten Standorten zuordnen.
Aktivitäten: Erfasse hier Aufgaben, Ereignisse, Mails oder sonstige Aktivitäten zu Deinem Kunden.
Zu den sonstigen Aktivitäten könnten unter anderem die Prüfung von Thematiken, Besprechungen und weitere Arbeiten für den Kunden gehören. Du kannst eine Aufgabe auch direkt einem Projekt zuordnen.
Es ist auch möglich, Aufgaben für Deine Kollegen zu erstellen und sie direkt einem Kollegen zuzuordnen. Ein Ereignis kann insbesondere ein Telefonat oder eine Besprechung sein. Haufe ermöglicht Dir, weitere Teilnehmer zu einem Ereignis einzuladen und somit gemeinsam daran zu arbeiten.
Nutze die E-Mail-Funktion, um eine direkte E-Mail an den Kunden zu senden. Achte dabei bitte darauf, dass nicht der primäre Kontakt, sondern die E-Mail-Adresse, die in den Stammdaten des Kunden hinterlegt ist, für den E-Mail-Verkehr eingetragen wird. Unter den Aktivitäten stehen Dir eine Tätigkeit, ein Anruf oder die Erstellung einer Aufgabe zur Verfügung. Eine umfangreiche Filterfunktion hilft Dir, die Aktivitäten zu filtern und den Überblick zu behalten. Haufe bietet Dir außerdem die Option, eine Excel-Übersicht der Aktivitäten zu erstellen.
Hauptbuchkonten: Hier sind alle Konten einzutragen, die für die Buchhaltung relevant sind.
Diese Konten sind Vorbelegungen und werden bei späteren Buchungen automatisch bebucht. Die mit einem Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Befülle diese, um Deine Eingaben zu speichern. Über das Lupensymbol öffnest Du den Kontenplan und kannst alle Konten einsehen und direkt das richtige Konto hinterlegen.
Versenden & Drucken: Hier kannst Du für die verschiedenen Dokumente unterschiedliche Empfängeradressen bestimmen.
So kannst Du die Lieferdokumente an eine andere E-Mail-Adresse als die Rechnungsdokumente senden. Wähle hierzu im oberen Abschnitt die Entität aus, für die Du eine gesonderte E-Mail-Adresse vergeben möchtest. Bestimme im unteren Teil der Eingabemaske, welche E-Mail-Adresse angesteuert werden soll.
Die Sidebar in der Kundenakte
Auch in der Kundenakte findest Du auf der rechten Seite die Sidebar mit einer Vielzahl hilfreicher Shortcuts. Hier erhältst Du einen Überblick über die Angebote, Aufträge, Lieferungen sowie Rechnungen und Projekte des Kunden. Jede neue Entität, die Du zu Deinem Kunden erfasst, wird hier ebenfalls direkt abgelegt. So hast Du einen schnellen Überblick über alle zugehörigen Entitäten und erstellten Dokumente.
Haufe X360 erfolgreich einführen und weiterentwickeln
Von der strukturierten Einführung über individuelle Konfigurationen bis hin zu Schulungen, Optimierungen und laufender Betreuung begleiten wir Dich ganzheitlich. Egal, ob es um Kundenmanagement, Vertragswesen, Finanzprozesse, Service oder individuelle Anforderungen geht: Wir richten Haufe X360 so aus, dass es perfekt zu Deinen Abläufen passt und echten, messbaren Mehrwert liefert.
