Ohne Frage – die E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel unserer Zeit. Wir möchten Ihnen heute die E-Mai-Signaturen näherbringen. Was diese ausmachen und was sie für Ihr Unternehmen bewirken können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wenn Sie alles richtig machen, bietet die Signatur Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails mit Stil und Professionalität abzuschicken und Ihren E-Mails das gewisse Etwas zu verleihen. Signatur – visueller Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen. Oft werden bei Signaturen das Ziel verfehlt, sie werden oft vollgepackt und wirken überfüllt. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über professionelle E-Mail-Signaturen:
Was ist eine E-Mail-Signatur?
Ganz einfach erklärt: Eine E-Mail-Signatur ist ein Text am Ende einer Mail, der die beruflichen Kontaktdaten und Firmeninformationen enthält. Viele E-Mail-Signaturen beinhalten außerdem Bilder, Hyperlinks und anklickbare Call-to-Actions, die für den E-Mail-Empfänger relevante Angebote, Produkte und Dienstleistungen bewerben.
Warum braucht mein Unternehmen eine E-Mail-Signatur?
Es geht bei weitem um mehr, als Kunden nur Ihre Berufsbezeichnung und Kontaktdaten wissen zu lassen – es ist ein Teil der Unternehmenskommunikation. Eine Signatur hat einen starken Einfluss auf den bleibenden Eindruck des Unternehmens und des Mitarbeiters. Nehmen wir an, ein Rechtschreibfehler umfasst Ihre Signatur – der Kunde wird sich denken: „Unseriöse Firma“. Somit ist es außerordentlich wichtig, die Signatur optisch gut zu präsentieren, denn dies spiegelt Ihre Firma wider. Wenn Sie sich für eine gute Signatur entschieden haben, wird Ihre E-Mail Signatur garantiert:
- … Allen Empfängern werden alle wichtigen Kontaktinformationen zu Ihnen und zu Ihrem Unternehmen in simpler Form zur Verfügung gestellt
- … Es wird Ihr Unternehmen stärken (Logo etc.)
- … Ihre E-Mail wird im Empfängerposteingang aus der Masse hervorstechen
- … Direkter Zugang zu den Social-Media-Kanälen
- … E-Mails haben Professionalität, Stil und das gewisse Etwas
- … Eine unternehmensweite Markenkonsistenz – alle Mitarbeiter eine gleiche Vorlage
Auch für das Marketing relevant – nehmen Sie sich Zeit – Goldwert.
Welche Informationen gehören in eine E-Mail-Signatur?
Es gibt keine genauen Vorgaben, was alles in einer E-Mail-Signatur reingehört. Doch eins muss sie sein: informativ. Informativ heißt jedoch nicht gleich langweilig: „Machen Sie es kurz und bündig.“ Denn der häufigste Fehler ist, die Signatur mit einem Übermaß an Informationen zu überfüllen.
Die zwei absoluten Must-haves sind:
- Ihr kompletter Name
- Der Name Ihres Unternehmens
Jedoch sinnvoll, sind auch die folgenden Punkte:
- Geschäftliche Rufnummer
- Stellenbezeichnung/ Abteilung
- Firmenlogo
- Link zu Website und Blog
- Registrierte Adresse des Unternehmens
Nach Bedarf diese Informationen:
- Call-to-Action
- Porträtfoto, damit Empfänger beim Lesen der E-Mail ein Gesicht zuordnen kann
Diese Fakten sollten NICHT in die Signatur:
- Links zu persönlichen Social-Media Profilen
- Private Telefonnummer oder Adresse
- Stichpunktliste
- Lieblingszitate
- Persönliche Leistungen
Signatur perfektionieren
Nehmen Sie sich Zeit und seien Sie kreativ. Denken Sie immer daran: „Weniger ist oft mehr.“ Versuchen Sie sich auf ein Minimum von Farben und Schrift einzulassen, damit Ihre Signatur glatt und wohl koordiniert ausschaut. Sie können für sich selbst Tabellen oder Trennlinien einfügen, um das Design ordentlich und ansprechend zu erhalten.
Ebenfalls können Sie versuchen, dass das Auge auf die Elemente gelenkt wird, welche Sie als am wichtigsten erachten. Lenken Sie nicht zu viel ab, setzen Sie den Fokus auf das Wesentliche.
Do’s & Don’ts der Formatierung
Achten Sie auf die passende Formatierung. Selbst wenn Ihr Design nahezu perfekt erscheint, ohne die richtige Formatierung bringt es alles nichts und es wird umsonst gewesen sein. Unter anderem kann eine falsche Formatierung die Signatur verzerren oder strecken, bis man es schlussendlich gar nicht mehr lesen kann.
Do’s: E-Mail-Signaturen sollten mobil freundlich gestaltet sein. Knapp 50 % der E-Mail Öffnungen erfolgen von mobilen Geräten, daher ist es wichtig, dass das Design auf einer Reihe von verschiedenster Bildschirmen möglich ist.
Don’ts: Niemals die gesamte Signatur in ein Bildformat packen. Dies erhöht die Größe der E-Mail und es könnte dazu führen, dass die Signaturen als Anhang gespeichert werden oder sogar in den Spam-Ordner rutschen.
Don’ts: Vermeiden Sie HTML-Formatierungen. Denn HTML kann zu Problemen mit dem Layout führen, wenn die E-Mail-Programme Ihrer Empfänger dieses blockieren.
Noch Fragen?
Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Netzwerksicherheit oder Interesse an unseren Managed Service haben, melden Sie sich gerne für ein kostenloses Erstberatungsgespräch. Wir unterstützen Sie von der Beratung über die Planung bis hin zur Einführung. Kontaktieren Sie uns gerne via E-Mail unter managedservice@group24.de oder telefonisch unter +49 2542 20080609.