Das Vertragsmanagement mit weclapp

Im folgenden Beitrag dreht sich alles um das Thema weclapp Vertragsmanagement. Mit weclapp haben Sie die Möglichkeit, Verträge für Ihre Kunden zu erstellen und zu verwalten. So können Sie Ihre Vertragsprozesse noch effizienter gestalten. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung des Vertragsmanagements eine Vertragslizenz gebucht werden muss.

Um in den Bereich der Verträge zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Reiter „Verträge“ in der linken Sidebar.

Die weclapp Vertragsübersicht

In der weclapp Vertragsübersicht stehen Ihnen zunächst wie gewohnt die Massenaktionen sowie eine Filter- und Suchfunktion zur Verfügung.
Über die Massenaktionen können Sie die Vertragsdokumente generieren, die Verträge drucken oder exportieren oder die Preise und Belegtexte für Ihre Verträge aktualisieren. Auf dieser Seite finden Sie einen weiteren Aktionsbutton, den Button „Alle Verträge abrechnen“. Über diesen Button können Sie alle Verträge abrechnen und die Verkaufsrechnungen für Ihre hinterlegten Verträge erstellen. Über den grünen Button „+ Neuer Vertrag“ können Sie einen neuen Vertrag anlegen.

Sie gelangen dann zur nächsten Maske. In dieser Maske haben Sie bereits die Möglichkeit, erste Informationen zu hinterlegen.
Die Vertragsbezeichnung ist hier das einzige Feld, das als Pflichtfeld deklariert ist.

Mit speichern & Details gelangen Sie und die detaillierte Vertragsübersicht.

Das weclapp Vertragsmanagement

In der detaillierten Vertragsübersicht begegnen Ihnen zunächst die Actionbuttons, welche wir Ihnen gerne einmal vorstellen möchten.

• Workflow: Über den Workflow können Sie die Vertragsdokumente erzeugen, den Vertrag als E-Mail senden, oder die Preise des Beleges aktualisieren.
• Formulartexte: Bearbeiten Sie über den Formulartextebutton Ihre Formulartexte.
• Organizer: Fügen Sie eine neue Aufgabe, eine Erinnerung, einen Kalendereintrag zu Ihrem Vertrag hinzu oder verfassen Sie eine E-Mail direkt aus dem Vertrag.
• Ticket erstellen: Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt ein Ticket mit Vertragsbezug zu erstellen.
• Risiko: Hier bietet weclapp Ihnen die Möglichkeit, eine Risikobewertung zu Ihrem Vertrag hinzuzufügen.
• Dokument: Über den Dokumentenbutton können Sie ein Dokument zu Ihrem Vertrag hochladen.
• Zusatzfelder Verwalten: Verwalten Sie Ihre Zusatzfelder. Hier können Sie bspw. die Reihenfolge Ihrer hinzugefügten Zusatzfelder anpassen.

Die Vertragsreiter

Unter den Actionbuttons Ihrer weclapp Vertragsübersicht finden Sie die Vertragsreiter.

• Übersicht: Unter dem Übersichtsreiter der weclapp Vertragsverwaltung finden Sie alle wichtigen Informationen, die Sie zum Anlegen eines Vertrages benötigen. Tragen Sie hier die wichtigen Vertragsdaten wie Beginn, Ende, Kündigungsfristen, Kündigungstermine oder Zahlungsbedingungen ein. Außerdem können Sie hier die Kundendaten sowie weitere Vertragsdaten einsehen. Unter anderem können Sie hier auch die Abrechnungsmodalitäten hinterlegen und somit eine automatisierte Rechnungserstellung einstellen. Außerdem steht Ihnen hier eine Erinnerungsfunktion zur Verfügung, mit der Sie sich rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages per E-Mail oder über die weclapp Benachrichtigungsglocke erinnern lassen können.
• Ausgaben/Einnahmen: Dieser Reiter ist besonders wichtig, weil Sie unter diesem Reiter bestimmen, ob es sich bei Ihrem Vertrag um Ausgaben oder Einnahmen handelt. Sie können dies auch Positionsindividuell machen, die Hinterlegung erfolgt dann über folgenden Reiter:

Unter dem Reiter Ausgaben/Einnahmen können Sie auch bestimmte Abrechnungszyklen hinterlegen, dies ist auch positionsindividuell möglich.

weclapp ermöglicht es Ihnen, mit diesen Einstellungen, die Abrechnungen automatisiert durchzuführen. Mit dem Vertragswesen können Sie Rechnungen automatisiert erstellen und je nach E-Mail Belegversandregel auch automatisiert an Ihre Kunden schicken.

• Kosten: Der Kostenreiter hilft Ihnen dabei, die Kosten zu erfassen und diese immer im Blick zu haben. Hinterlegen Sie hier einen Artikel, auch diesen können Sie in regelmäßigen Zyklen abrechnen lassen.
• Verlauf: Unter dem Verlaufsreiter sehen Sie alle letzten Änderungen und Anpassungen, welche in dem Vertrag durchgeführt wurden.
  

Die Vertragsakte

Auf der rechten Seite Ihrer weclapp Vertragsverwaltung finden Sie die Vertragsakte. Hier sehen Sie einige Vertragsdaten auf einen Blick. Unter anderem finden Sie hier die einmaligen Ein- und Ausgaben sowie die periodischen Ein- und Ausgaben. Bei den Kennzahlen wird zwischen Monats- und Jahreswerten unterschieden. In der Vertragsakte steht Ihnen ein Dokumentenupload zur Verfügung, über den Sie weitere Dokumente zu Ihrem Vertrag hinzufügen können. Im unteren Bereich der Vertragsakte sehen Sie eine Vorschau der nächsten Belege. Hier sehen Sie das voraussichtliche Belegdatum, den Bruttobetrag und den Leistungszeitraum der zukünftigen Belege.

Vertragspositionen und Vertragspartner

Unter dem Vertragsreiter Ihrer Sidebar finden Sie unter dem Vertragsreiter die Vertragspositionen und die Vertragspartner.

Unter Vertragspositionen finden Sie eine Übersicht aller Positionen, die Sie den Verträgen hinzugefügt haben. Dieser Reiter dient Ihnen nur als Übersichtsfunktion und als Massenbearbeitungsmöglichkeit. Über die Massenbearbeitung können Sie hier z. B. die Menge für mehrere Positionen in den Verträgen aktualisieren. Unter dem Reiter Vertragspartner erhalten Sie eine Übersicht über alle Ihre in den Kontrakten hinterlegten Vertragspartner.

Sollten Sie noch weitere Fragen rund um das Thema weclapp Vertragsmanagement haben, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme unter weclapp@group24.de.