Schriftverkehr-Vorlagen & E-Mail-Templates in weclapp

Mit Schriftverkehrsvorlagen und E-Mail-Templates in weclapp lassen sich Korrespondenzprozesse beschleunigen. Die Schriftverkehrsvorlagen werden hier für den manuellen oder automatisierten Belegversand genutzt und die E-Mail-Templates werden alle vom System-Mailkonto automatisiert versendet. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass sowohl ein persönliches E-Mail-Konto als auch ein System-E-Mail-Konto mit der weclapp Instanz verknüpft sind.

Um die Schriftverkehrsvorlagen in weclapp zu nutzen, navigierst Du in den Einstellungen zum Reiter „CRM“. Hier findest Du alle Vorlagen, die für den manuellen oder automatisierten Belegversand verwendet werden.
In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du in weclapp Schriftverkehrsvorlagen und E-Mail-Templates einrichtest, optimal nutzt und damit Deine Kommunikation effizienter sowie professioneller gestaltest.

Schriftverkehrsvorlagen

Um eine Schriftverkehrsvorlage zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Besonders hilfreich ist dabei die Variablenliste in weclapp. Diese ist unter folgendem Link zu finden:
https://www.weclapp.com/de/weclapp-variablen/

Über die Variablenliste können verschiedene Variablen und Platzhalter in die Schriftverkehrsvorlagen integriert werden. So kannst Du z. B. einen Trackinglink in die Vorlage einbauen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicke auf das grüne Plus-Symbol.

Im Anschluss gelangst Du in folgende Eingabemaske:

 

Namensgebung der Schriftverkehr-Vorlage

Gib Deiner Schriftverkehrsvorlage zunächst einen passenden Namen. weclapp bietet Dir außerdem die Möglichkeit, direkt eine Empfänger-E-Mail-Adresse sowie eine CC- oder BCC-Adresse einzutragen. Diese Angaben sind vor allem dann sinnvoll, wenn Du die Vorlage für einen bestimmten Kunden verwenden möchtest. In allen anderen Fällen kannst Du diese Felder einfach leer lassen.

CC-Adresse

Die CC-Adresse eignet sich z. B., wenn Du bei jeder E-Mail automatisch eine Kopie an einen Kollegen schicken möchtest. weclapp übernimmt die Daten dann automatisch aus dem jeweiligen Kundendatensatz, den Du für den Versand ausgewählt hast.

Betreffzeile

Im Betreff kannst Du bereits mit Variablen arbeiten. Wenn Du beispielsweise eine Angebotsvorlage erstellst, kannst Du die Angebotsnummer als Variable direkt in den Betreff einfügen.

Das HTML-Eingabefeld

Für den Text Deiner Vorlage steht Dir ein HTML-Eingabefeld zur Verfügung, das Dir maximale Flexibilität bietet. Auf Wunsch unterstützen wir Dich auch gerne bei der Gestaltung Deiner Schriftverkehrsvorlagen und setzen diese individuell nach Deinen Wünschen um – inklusive des passenden HTML-Codes.

Übersetzungen

Über das Übersetzungssymbol kannst Du zusätzlich Übersetzungen hinterlegen und so Deine Schriftverkehrsvorlagen mehrsprachig nutzen. Änderst Du die Handelssprache im Beleg, passt sich die Vorlage automatisch an – vorausgesetzt, Du hast die entsprechende Übersetzung angelegt.

Wenn Du regelmäßig bestimmte Dokumente versendest, kannst Du diese auch direkt an die Schriftverkehrsvorlage anhängen.

E-Mail-Templates

Um die Vorlagen aufzurufen, navigiere in den Bereich Verkauf und Einkauf und wähle dort den Unterpunkt „Beleg-E-Mail-Versandregeln“. Die Versandregeln kannst Du für den automatischen Versand von Belegen verwenden.

Im Anschluss gelangst Du in folgende Maske. Eine neue Konfiguration wird über die grüne Schaltfläche hinzugefügt.

Art auswählen

Im Feld „Art“ gibst Du die Entität Deiner weclapp-Instanz an. Je nach Entität stehen Dir verschiedene Aktionen zur Verfügung. So kannst Du z. B. für Rechnungen festlegen, dass beim Erstellen des Rechnungsdokuments sowohl das Dokument selbst als auch die dazugehörige Schriftverkehrsvorlage automatisch versendet werden. Hier hast Du volle Flexibilität und kannst zwischen verschiedenen Aktionen wählen.

weclapp System-E-Mailkonto

Wenn Du bereits ein System-E-Mailkonto in weclapp hinterlegt hast, kannst Du dieses hier auswählen. Die Belege werden dann automatisch von dieser E-Mail-Adresse versendet. Zusätzlich bietet Dir weclapp die Möglichkeit, ein CC- oder BCC-E-Mail-Konto zu hinterlegen.

Passende Vorlage auswählen

Wichtig ist, dass Du auch hier die passende Vorlage auswählst. Hier hast Du Zugriff auf alle Schriftverkehrsvorlagen, die Du zuvor im CRM-Tab angelegt hast. Je nach Vertriebsweg kannst Du sogar unterschiedliche Schriftverkehrsvorlagen und verschiedene E-Mail-Templates für unterschiedliche Zwecke definieren.

E-Mail-Archiv

Sobald ein Dokument – automatisiert oder manuell – versendet wurde, findest Du es im E-Mail-Archiv des entsprechenden Dokuments. So behältst Du immer den Überblick über Deine gesamte Kommunikation.

 Noch Fragen?

Solltest Du hierzu noch weitere Fragen haben, freuen wir uns über Deine Kontaktaufnahme unter weclapp@group24.de.