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weclappOS – Installation, Einrichtung & Druckjobs im Überblick
Mit weclappOS lassen sich Dokumente direkt aus der eigenen weclapp-Instanz drucken – manuell oder automatisiert über vordefinierte Druckjobs. Damit schafft die Anwendung eine nahtlose Verbindung zwischen weclapp und den angebundenen Druckern. Von der Installation bis zur Einrichtung automatisierter Druckprozesse sind nur wenige Schritte erforderlich. Dieser Beitrag zeigt, wie die Installation funktioniert, wie die Verbindung eingerichtet wird und wie sich Druckjobs effizient verwalten lassen.
Was ist weclappOS?
weclappOS dient als Schnittstelle zwischen der weclapp-Cloud und den lokalen Netzwerken, insbesondere der Druckerinfrastruktur. Die Anwendung verbindet das ERP-System mit den vorhandenen Druckern im Netzwerk und ermöglicht so den direkten Zugriff aus der weclapp-Instanz.
Dadurch lassen sich Belege flexibel auf unterschiedliche Drucker verteilen, ohne dass diese an den Arbeitsplatzrechner eines Nutzers gebunden sind. Selbst entfernte oder gemeinsam genutzte Geräte können problemlos angesteuert werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Druckprozesse automatisieren lassen. Belege können somit nicht nur manuell, sondern auch automatisch bei definierten Ereignissen – etwa bei einer Rechnungsfreigabe oder Auftragserstellung – ausgegeben werden. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und macht Abläufe deutlich effizienter.
Schritt für Schritt: Installation von weclappOS
Hinweis: Vor der Installation kann es sinnvoll sein, vorhandene Firewalls oder Sicherheitseinstellungen zu prüfen, da diese den Start der Anwendung blockieren können.
weclappOS benötigt außerdem eine aktive Internetverbindung, um Druckaufträge zwischen der Instanz und den verbundenen Druckern synchronisieren zu können.
1: Download im Store
Die weclappOS Anwendung steht im Community Store von weclapp kostenlos zum Download bereit: https://store.weclapp.com/produkt/weclappos/.
Wichtig: nicht die Schaltfläche „Jetzt hinzufügen“ am Seitenanfang wählen, sondern ein Stück nach unten scrollen. Hier findest Du dann die aktuellste Version für Windows, Mac oder Linux Nutzer.
2: Sicherheitswarnung beim Download umgehen
Nach dem Start des Downloads kann es vorkommen, dass das Betriebssystem die Datei als unsicher einstuft.
Über die Option „Weitere Informationen“ lässt sich die Installation trotzdem fortsetzen.
3: Installation starten und Anwendung öffnen
Im nächsten Schritt den Installationsprozess durchlaufen. Nach erfolgreichem Abschluss öffnet sich die Anwendung automatisch.
Einblick in die weclappOS-Anwendung
Die weclappOS-Anwendung ist in drei Bereiche gegliedert.
- Startseite (Home-Reiter)
Über diesen Reiter gelangen Sie jederzeit zurück zum Startbildschirm der Anwendung. - Verbindungen (Connectors)
Hier werden die aktuellen Verbindungen angezeigt. Hier lässt sich nachvollziehen, ob die Verbindung zu Weclapp und zu den angebundenen Druckern aktiv ist. - Einstellungen
Im Einstellungsbereich wird die Verbindung zwischen weclappOS und der eigenen weclapp-Instanz eingerichtet. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Druckfunktion nutzen zu können.
Verbindung zu weclapp einrichten
Damit weclappOS mit der weclapp Instanz kommuniziert, müssen URL und API-Token hinterlegt werden.
1. Verbindungseinstellungen öffnen
Im Menü den Reiter „Verbindungseinstellungen weclapp“ auswählen. Dort sind folgende Angaben erforderlich:
- ein gültiger API-Token
- weclapp-URL der eigenen Instanz
2. API-Token erstellen
Ein neuer API-Token wird in weclapp erzeugt. Dazu im Benutzerprofil (oben rechts über das Benutzericon erreichbar) in die Einstellungen wechseln.
3. Berechtigungen prüfen
Falls keine Berechtigung zum Erstellen eines Tokens vorliegt, ist der IT-Administrator hinzuzuziehen. Dieser kann entweder die fehlenden Rollen freischalten oder einen Token erstellen und weitergeben.
4. Token in weclappOS eintragen
Der erzeugte Token muss sicher gespeichert und anschließend in den Verbindungseinstellungen von weclappOS eingetragen werden.
Nach erfolgreicher Eingabe wechselt der Status auf „Verbunden“.
5. Verbindung und Druckerstatus prüfen
Ob die Verbindung erfolgreich eingerichtet wurde, zeigt sich im Integrationsbereich der weclapp Instanz.
Im folgenden Fenster werden der Verbindungsstatus sowie der Online-Status der angebundenen Drucker angezeigt.
Damit Druckaufträge zuverlässig ausgeführt werden, muss die weclappOS Anwendung dauerhaft im Hintergrund laufen.
Über die Drucker-Schaltfläche innerhalb der Anwendung lassen sich außerdem die aktuellen Druckjobs sowie alle verbundenen Geräte übersichtlich darstellen.
Automatisierte Druckjobs einrichten
Nach der erfolgreichen Verbindung von weclappOS mit der Instanz können automatisierte Druckjobs eingerichtet werden. Dadurch ist es möglich, Belege bei definierten Ereignissen automatisch an die gewünschten Drucker zu senden.
1. Integrationsbereich öffnen
Im Menü der weclapp-Instanz den Bereich Integration → weclappOS auswählen.
2. Druckkonfiguration starten
Im nächsten Fenster auf die grüne Schaltfläche „weclappOS-Druckkonfiguration“ klicken.
3. Neue Konfiguration anlegen
Über die Schaltfläche „+ Neu“ lässt sich eine neue Druckkonfiguration erstellen.
4. Ereignisse und Parameter festlegen
In der Konfiguration wird zunächst das Ereignis ausgewählt, das den automatischen Druck auslösen soll, beispielsweise Rechnungserstellung oder Auftragseingang. Anschließend werden die folgenden Parameter definiert:
- weclappOS-Anwendung
- Drucker
- Anzahl der Ausdrucke
Darüber hinaus können für einzelne Nutzer oder unterschiedliche Vertriebswege individuelle Konfigurationen hinterlegt werden.
Fazit: weclappOS für smarte Druckprozesse
Mit weclappOS wird deutlich, wie nahtlos sich lokale Drucker in die weclapp-Cloud integrieren lassen. Von der Installation über die Verbindung zur Instanz bis hin zu automatisierten Druckjobs entsteht ein effizienter Workflow, der den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
Damit ist die Lösung ein gutes Beispiel dafür, wie smarte IT kleine Hürden im Alltag eliminiert und Prozesse beschleunigt, ein Ansatz, den group24 als 360°-IT-Dienstleister in allen Bereichen verfolgt.
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