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FACTS & FIGURES
Motel One: Cloud-Migration & Future Workplace mit der group24 AG
Motel One, bekannt für designorientierte Budgethotels, hat mit der group24 AG einen wichtigen Schritt auf dem Weg in die digitale Zukunft gemacht. Die Migration in die Cloud und die Modernisierung der IT-Infrastruktur ermöglichen den Modern Workplace und damit ein effizienteres, flexibleres und zukunftssicheres Arbeiten.
Über die inhabergeführte Budget-Hotelkette
Motel One ist eine mehrfach ausgezeichnete Hotelgruppe, die im Jahr 2000 in München gegründet wurde und heute 96 Hotels mit über 27.000 Zimmern in 10 Ländern betreibt. Das Unternehmen beschäftigt rund 3.000 Mitarbeiter und setzt auf ein einzigartiges Konzept, das hochwertiges Design, Komfort und Nachhaltigkeit vereint. Durch den Einsatz modernster IT-Technologien und digitaler Prozesse, wie zum Beispiel digitaler Check-in-Systeme, zentraler Buchungsplattformen und nachhaltiger Energielösungen, bietet Motel One seinen Gästen ein reibungsloses und innovatives Übernachtungserlebnis. Gemeinsam mit der group24 AG hat Motel One nun auch seine IT-Infrastruktur fit für die Zukunft gemacht – durch eine umfassende Cloud-Migration und die Einführung moderner Arbeitsplatzlösungen, die eine effiziente und flexible Zusammenarbeit ermöglichen.
Mit der Umstellung unserer IT haben wir wichtige Geschäftsprozesse digitalisiert und die Grundlage für moderne Zusammenarbeitsmodelle geschaffen. Mit der Einführung von Microsoft 365 haben wir die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, grundlegend verändert. Unsere Mitarbeitenden profitieren von einer vernetzten Arbeitsweise, wovon letztlich auch unsere Kunden profitieren. Dem Projektteam gebührt ein großes Lob für die termingerechte Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts.
Mit Cloud und SaaS auf Zukunftskurs
Aufstrebende Hotelkette benötigt IT-Modernisierung
Als global expandierende Hotelkette erkannte Motel One, dass die bestehende IT-Infrastruktur modernisiert werden muss, um den steigenden Anforderungen eines international wachsenden Unternehmens gerecht werden.
Die bisherige on-premise-basierte Infrastruktur brachte erhöhte Betriebsanforderungen mit sich und bot nur begrenzte Möglichkeiten für eine standortübergreifende, flexible Zusammenarbeit. Die Migration in die Cloud sollte nicht nur die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützen, sondern auch die Einführung von webbasierten Collaboration-Tools ermöglichen. Dadurch sollten moderne New-Work-Arbeitsmodelle und die Zusammenarbeit innerhalb der Company gefördert werden.
Um das Unternehmenswachstum bestmöglich zu gewährleisten und die betriebliche Effizienz weiter voranzutreiben, war es wichtig, die komplexe IT-Systemlandschaft besser zu vernetzen und die Schnittstellen zwischen den Systemen zu optimieren. Ziel war es auch, Anwendungen, die bisher ausschließlich in der Citrix-Umgebung liefen, für lokale Endgeräte verfügbar zu machen oder durch SaaS-Lösungen vollständig zu ersetzen.
Zukunftssichere IT durch Cloud-Migration & moderne Arbeitsplätze
In enger Zusammenarbeit mit Motel One entwickelte die group24 AG eine maßgeschneiderte Lösung zur Modernisierung der gesamten IT-Landschaft. In einem ersten Schritt erfolgte eine umfassende Cloud-Migration, um die Abhängigkeit von lokalen Servern zu reduzieren und die Flexibilität der IT-Systeme grundlegend zu erhöhen. Als zentrale Plattform für den „Future Workplace“ – so der Name des Projekts zur Digitalisierung des Arbeitsplatzes bei Motel One – wurde Microsoft 365 eingeführt – vor allem, um vernetztes Arbeiten und fortschrittliche New-Work-Ansätze besser zu unterstützen.
Für Motel One war die Office 365 Suite aufgrund ihrer vielfältigen Vorteile die erste Wahl. Die integrierten Tools wie Teams, SharePoint und OneDrive fördern nicht nur die Kommunikation, sondern ermöglichen auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Dies führte zu einer spürbaren Produktivitätssteigerung der Mitarbeitenden, da jetzt Informationen schneller und einfacher ausgetauscht werden können. M365 fördert auch die Arbeitsflexibilität der Mitarbeitenden, die nun zu jeder Zeit von verschiedenen Orten und Geräten aus arbeiten können. Diese Mobilität ist für ein Unternehmen mit internationalen Standorten wie Motel One besonders wichtig.
Darüber hinaus wurde mit Printix ein cloudbasiertes Druckmanagementsystem integriert, das die langfristige Optimierung des Druckprozesses zum Ziel hat. Mit CloudAlly wurde zusätzlich eine Mail-Backup-Lösung eingeführt, die für zusätzliche Datensicherheit sorgt und die Wiederherstellung wichtiger Informationen erleichtert. Abgerundet wurde das Modern Workplace Setup mit CodeTwo, das eine zentrale Verwaltung der E-Mail-Signaturen ermöglicht und damit ein einheitliches Corporate Branding unterstützt.
Mit Microsoft Intune wurde ein effizientes Gerätemanagement realisiert, das unter anderem eine zentrale Verwaltung aller lokalen Endgeräte ermöglicht und durch automatische Updates sowie weitere Automatisierungen viele Prozesse optimiert. Microsoft Azure wiederum stellt eine skalierbare, cloudbasierte Infrastruktur und eine Vielzahl von Diensten zur Verfügung, um Anwendungen ohne physische Server oder Infrastruktur zu erstellen, bereitzustellen und zu verwalten – skalierbar, sicher und kosteneffizient.
Dazu gehört auch Entra ID (ehemals Azure AD) als cloudbasiertes Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem. Es ermöglicht ein benutzerfreundliches User-Management und bietet sicherheitsrelevante Zusatzfunktionen wie Single Sign-On (SSO) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Des Weiteren wurden bestehende SaaS-Lösungen wie das Reisekostenabrechnungs- und Finanzbuchhaltungssystem sowie das IT-Ticketportal (User Help Desk) nahtlos in Microsoft Entra ID integriert. So konnten wir die Informations- und Identitätssicherheit weiter erhöhen, um die Integrität und Sicherheit geschäftskritischer Daten zu gewährleisten.
Digital transformiert - nachhaltig für die Zukunft gerüstet
Mit dem Umstieg auf eine moderne Cloud-Umgebung hat Motel One seine IT-Infrastruktur nachhaltig auf einen zukunftsfähigen Stand gebracht. Die Herausforderungen der bisherigen Citrix-Umgebung wurden durch die Einführung flexibler SaaS-Lösungen erfolgreich gelöst. Die Mitarbeitenden können nun bequem von ihren lokalen Endgeräten auf wichtige Anwendungen und Daten zugreifen, was zu einer deutlich effizienteren Arbeitsweise führt. Mit der Microsoft Office 365 Suite als zentraler Kollaborationsplattform wurde der Grundstein für vernetztes Arbeiten gelegt. Informationen und Dateien können nun geräte- und standortübergreifend erstellt und ausgetauscht werden. Die Klärung von Unklarheiten und Problemen sowie spontane Abstimmungen erfolgen unkompliziert via Chat oder Videocall auf schnellstem Wege über Teams.
Mit der Einführung der SaaS-Lösungen und der damit verbundenen Pay-as-you-go-Struktur ist Motel One in der Lage, IT-Ressourcen bedarfsgerecht anzupassen und die Abhängigkeit von teurer Hardware wie Server-Infrastrukturen zu reduzieren. Dies führt nicht nur zu langfristigen Kosteneinsparungen, sondern ermöglicht dem Unternehmen auch eine schnellere Implementierung neuer Services. So kann Motel One dynamisch auf aktuelle Anforderungen und Herausforderungen des Marktes reagieren.
Weiterhin wurde die Ausfallsicherheit der Systeme deutlich erhöht. Durch die Aufrüstung der Hardware an den lokalen Standorten können wichtige Arbeitsprozesse auch bei kurzfristigen Ausfällen des Internets fortgeführt werden, sodass die Kontinuität der betrieblichen Abläufe für eine gewisse Zeit gewährleistet ist.
Neben der IT-Modernisierung wurde auch der Support durch die group24 auf ein neues Level gehoben. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Anwenderzufriedenheit im Service & Solution Desk ist von 75 Prozent auf über 90 Prozent gestiegen. Diese positive Entwicklung zeigt, wie die IT-Maßnahmen nicht nur die internen Prozesse optimiert, sondern auch das gesamte Arbeitsumfeld positiv beeinflusst haben.
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Roman Dummel - Head of IT Consulting
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