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FACTS & FIGURES
Vom Papierstapel zur Cloud: Wie Pflegeteam Serowy über IT Wachstum schafft
Das Pflegeteam Serowy betreut rund 600 Klienten an drei Standorten, beschäftigt 100 Mitarbeitende – und hat seine IT zusammen mit group24 grundlegend modernisiert. „Ohne das wäre unser weiteres Wachstum nicht möglich“, meint Geschäftsführer Oliver Serowy.
Wachstum braucht eine sichere digitale Infrastruktur
Ein Tisch, ein leeres Büro, drei Dienstautos – und „ganz viel Optimismus“: So begann 2015 die Reise von Oliver Serowy und seinem Pflegeteam. Was damals klein startete, entwickelte sich in wenigen Jahren zu einem modernen Pflegedienst mit mehreren Standorten und wachsender Verantwortung für Klienten und Mitarbeitende.
Mit diesem Wachstum stiegen auch die Anforderungen im Hintergrund: an Organisation, Datensicherheit und die Zusammenarbeit zwischen den Standorten. Prozesse, die zu Beginn noch „hemdsärmelig“ analog funktionierten, wurden zunehmend zur Herausforderung – und einfache technische Lösungen reichten nicht mehr aus, um den Arbeitsalltag effizient zu organisieren.
Die Aufgabe war klar: eine sichere digitale Infrastruktur zu schaffen, die den Arbeitsalltag erleichtert, sensible Patientendaten schützt und weiteres Wachstum ermöglicht.
Ich bin nicht besonders IT-affin. Mir war es wichtig, einen Partner zu finden, der uns wirklich an die Hand nimmt. Genau das hat group24 getan. Ohne diese Unterstützung und ohne die Infrastruktur könnten wir heute organisatorisch gar nicht so arbeiten, wie wir es tun. Die IT hat unser Wachstum erst ermöglicht. Ich sehe hier ganz klare Wettbewerbsvorteile für uns.
Vom Papierprozess zur digitalen Zusammenarbeit
2015: Wachstum trifft auf analoge Strukturen
Als Oliver Serowy seinen Pflegedienst 2015 gründete, spielte IT zunächst kaum eine Rolle. „Eine IT-Infrastruktur gab es am Anfang gar nicht. Wir haben wirklich mit einem Blatt Papier angefangen“, erinnert sich der Geschäftsführer. Mit zehn Klienten und einem kleinen Team funktionierte das System mit Leistungserfassungen, Tourenplanung und Abrechnung auf Papier. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens änderte sich das schnell: Mehr Klienten, mehr Mitarbeitende und ein weiterer Standort erhöhten die Anforderungen. Noch vor wenigen Jahren zeigte sich diese Herausforderung jeden Monat ganz konkret – und zwar auf einem großen Tisch: Mehrere Mitarbeitende sortierten und rechneten stapelweise Leistungsnachweise händisch ab, über mehrere Tage und teils sogar am Wochenende. Das System funktionierte eine Zeit lang, wurde aber zunehmend zur Belastung.
2022: Professionelle IT-Unterstützung
Die fehlende IT wurde mit steigender Unternehmensgröße zum Nadelöhr: In den Anfangsjahren betreute ein technikaffiner Elektriker die Telefonanlage und die Computer nebenbei. Mit wachsender Mitarbeiterzahl, wachsendem Patientenstamm und wachsenden Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Patientendaten stieß das Modell aber an seine Grenzen. „Teils konnten Klienten uns telefonisch nicht erreichen, oder ich konnte nicht an einen anderen Standort oder zu einem anderen Mitarbeiter durchstellen“, erinnert sich Oliver Serowy. Die Modernisierung der Telefonanlage war dann der erste Berührungspunkt mit group24. „Ich bin nicht besonders IT-affin“, sagt Oliver Serowy. „Mir war wichtig, dass wir an die Hand genommen werden.“ Genau diese Begleitung war für ihn ein entscheidender Grund, die weitere Modernisierung der IT mit group24 anzugehen.
Umsetzung: Cloud, Struktur und sichere Daten
Im Rahmen des Projekts wurde die ehemals lokale Datenhaltung vollständig in eine moderne Cloud-Umgebung überführt. Eine zentrale Datenstruktur auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint sorgt heute für klare Abläufe, eine sichere Datenverwaltung und ermöglicht den standortübergreifenden Zugriff auf Akten und Dokumente. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Organisation der Zugriffsrechte sowie der sicheren Verarbeitung sensibler Patientendaten. Gleichzeitig übernahm group24 das Client-Management sowie regelmäßige Wartungs- und Sicherheitsupdates. Auch die Kommunikation zwischen den Standorten wurde neu organisiert. Mit der cloudbasierten Telefonanlage lassen sich Anrufe heute flexibel weiterleiten – unabhängig davon, ob Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.
2026+: Mehr Effizienz und neue Handlungsspielräume
Die neue IT-Struktur hat den Arbeitsalltag im Unternehmen spürbar verändert. Verwaltungsprozesse sind deutlich effizienter geworden und viele Aufgaben lassen sich heute standortunabhängig erledigen, zum Beispiel die Dokumentation direkt beim Klienten. Prozesse wie die Abrechnung, die in den Anfangszeiten mehrere Tage dauerten, sind heute in wenigen Stunden erledigt – auch, weil die moderne IT den Einsatz von Cloud-Lösungen ermöglicht, die Abläufe weiter vereinfachen. Auch organisatorische Veränderungen lassen sich deutlich einfacher umsetzen. Neue Arbeitsplätze oder ganze Standorte können innerhalb kurzer Zeit eingerichtet werden. „Wenn wir einen neuen Standort planen, melde ich mich bei group24 und sage, wie viele Arbeitsplätze wir brauchen. Zwei Anrufe – und alles wird eingerichtet.“ Die IT ist damit vom Nadelöhr zum strategischen Wachstumstreiber geworden. Neue Standorte, zusätzliche Angebote und weitere Entwicklungsschritte planen Oliver Serowy und sein Team heute, ohne dass Verwaltung und Infrastruktur zur Belastung werden – und das zunehmend mit Begeisterung für die technischen Möglichkeiten: „Das nächste Projekt ist die digitale Unterschriftenerfassung“, sagt Oliver Serowy.
Jens Kristen | Head of Managed Service
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